Qu’est-ce que la GED ?

La GED – ou Gestion Electronique des Documents – est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques – typiquement des logiciels et/ou des matériels – pour prendre en charge la gestion des documents. La gestion des documents concerne les opérations et actions destinées à traiter ou à exploiter les documents, par exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation, l’archivage, etc...

La GED s’intéresse principalement aux Documents. Selon le Petit Robert©, un document est une « pièce écrite servant de preuve, de justificatif ou d’information ». Dans une organisation, les documents peuvent représenter jusqu’à 80% de l’information possédée, le reste existant majoritairement sous forme de données (bases de données et applications de gestion). Pour certaines activités, le document matérialise la valeur ajoutée produite, par exemple les bureaux d’étude et les équipes projet projets, ce qui rend plus critique leur parfaite maitrise. Généralement, ne pas maîtriser les documents correctement revient à ne pas maitriser correctement l’activité, la productivité, la qualité, les délais, l’information, les processus métier.

La GED concerne principalement les fonctions et activités produisant et/ou exploitant des documents dans des proportions et avec une criticité justifiant l’automatisation de leur gestion et l’accélération de leur circulation afin de pouvoir réaliser des gains significatifs en productivité, en qualité, en délais. La GED intéresse aussi les organisations devant être certifiées pour certaines normes telles que ISO 9001, devant satisfaire des obligations réglementaires telles que FDA CFR 21 Part 11, ou encore respecter des standard tels que GMP annexe 11.

Dans les organisations, chacun voit les documents du point de vue de sa fonction, de son métier, de ses exigences opérationnelles. Le commercial consulte les tarifs et rédige des propositions commerciales, le comptable valide des factures et pointe des relevés bancaires, la RH traite des demandes de congés. Les documents « transversaux » sont vus différemment par les fonctions impliquées. Par exemple, le bulletin de salaire est qualifié, traité et utilisé différemment par les RH, par la comptabilité, et par l’employé.

En permettant aux organisations de mieux maitriser leur information en général, et leurs documents en particulier, la Gestion Electronique de Documents apporte des bénéfices significatifs en termes de qualité, de productivité, de délais. Les documents sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, au bon moment et en tout lieu. Grâce à une circulation immédiate, les processus et le travail collaboratif sont optimisés dans des proportions considérables. Les utilisateurs ne perdent plus de temps à retrouver les documents, à les diffuser, à vérifier qu’ils ont bien été validés et qu’ils disposent de la dernière version. Le Retour sur Investissement (ROI) d’un projet de GED bien mené et judicieusement ciblé se compte en semaines.

Alors pourquoi toutes les organisations ne sont-elles pas dotées aujourd’hui d’une GED à la hauteur de leurs objectifs et de leurs attentes ? Pourquoi tant d’échecs ?

Plusieurs raisons à cela :

Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED : Parce que les documents sont souvent étroitement liés aux processus, à l’organisation (utilisateurs, départements, sites), au système d’information (applications, bases de données, annuaire), un projet de GED ne se résume pas à un projet technologique. Une solution de GED est destinée à automatiser des processus documentaires, et ne donnera des résultats optimums que si les processus sont définis et optimisés. Un projet de GED implique donc des domaines dépassant largement le périmètre de la technologie.

Imprécision des objectifs et absence de stratégie : Si les bénéfices de la GED sont généralement bien connus, il n’est pas rare qu’un projet de GED ne fasse pas l’objet d’une identification d’objectifs précis et d’une stratégie. Souvent, la méconnaissance de la véritable nature d’un projet de GED laisse penser que la solution à l’absence de maitrise des documents n’est qu’une affaire de technologie, et qu’il suffit de faut trouver le bon logiciel, doté des bonnes fonctionnalités, pour résoudre les difficultés de l’organisation à maitriser ses documents. Améliorer la qualité et la productivité, réduire les coûts et les délais sont des vœux, pas des objectifs suffisamment précis pour déterminer quels processus sont critiques, quels gains l’organisation peut réaliser, quelles orientations prendre.

Confusions : La GED est un domaine confus pour beaucoup. D’une part, chacun voit la GED selon ses propres besoins, son métier, ses expériences. D’autre part, la GED fait partie d’une vaste famille de concepts, produits et solutions qui s’intéressent aux documents : ECM, GEIDE, dématérialisation, numérisation, signature électronique, indexation, archivage, portails, thesaurus... Enfin, des acteurs plus scrupuleux de leur chiffre d’affaire que de la satisfaction des clients n’hésitent pas à vendre sous le terme de GED des solutions qui certes « gèrent des documents », mais peuvent s’avérer complètement inadaptées aux besoins opérationnels. Certains clients imprudents font le choix d’une solution populaire, séduisante et peu onéreuse, mais finalement inadaptée ou très en deça de l’état de l’art, et par conséquent peu efficace au quotidien et sans bénéfices significatifs.

Sous-estimation des moyens à déployer : De par sa nature (voir plus haut), un projet de GED nécessite une mobilisation interne (Direction, Managers, Utilisateurs) et des moyens dans une proportion similaire à la mise en place de n'importe quelle application impliquant les processus (par exemple un logiciel de CRM ou un ERP), et en tous cas supérieure à ce qu’imaginent beaucoup de décideurs. Si l’organisation n’est pas prête à remettre en question les processus concernés, à mobiliser ses managers et ses ressources internes autour du projet, elle n’est pas prête à la mise en place réussie d’un projet de GED.

Résistance au changement : Un certain changement doit accompagner la mise en place d’une solution de GED dans l’organisation, parce que la GED interagit avec les processus et l’organisation. La résistance au changement peut avoir des justifications diverses, et peut concerner aussi bien la direction, le management, l'opérationnel. Quelles que soient les motivations, la résistance au changement est l’un des principaux facteurs d’échec des projets de GED. Elle est souvent la raison du refus d’engager ou de poursuivre un projet, alors même qu’il s’agit là d’un des plus grands gisements de gains resté encore largement sous-exploité aujourd’hui par les organisations.


Pour réussir la mise en place d’un projet de GED et réaliser des gains significatifs, il est essentiel que l’organisation soit préparée, informée, accompagnée, et que Direction, Managers, et Utilisateurs s’impliquent réèllement. La mise en place d’une solution de GED n’est pas plus compliquée que la mise en place d’un CRM. Elle ne l’est pas moins non plus. Comme dans tout domaine, elle se maitrise d'autant mieux qu'elle est menée avec rigueur et méthode, et qu'elle implique des spécialistes.