LA GESTION DU DOCUMENT ÉLECTRONIQUE DANS L’ENTREPRISE

Les organisations dotées d’un système intégré de gestion de documents électronique dédié à toutes leurs informations sont considérablement plus efficaces que celles qui dépendent encore de fichiers papier et de dossiers. Les entreprises qui travaillent avec leurs documents numériques mais exploitent une structure de dossiers traditionnelle souffrent autant que les organisations qui s’en remettent encore au papier. Du temps est constamment perdu à rechercher dans différents emplacements des documents mal placés. À cela s’ajoute la prolifération de versions du même fichier, ce qui entraîne des erreurs et induit des tâches à peu de valeur ajoutée. Sans une maitrise de la gestion de leurs documents, il est difficile aux entreprises d’imposer une organisation fiable des données et d’optimiser leurs processus internes.

De nombreuses études sur les pratiques générales en matière de bureautique soulignent le potentiel des économies. Les dépenses annuelles générées par un environnement papier traditionnel sont hélas élevées. Les coûts relatifs au stockage physique, au personnel, aux fournitures et aux tâches dévolues à retrouver des documents éparpillés s’additionnent rapidement. Une solution de gestion de documents numériques non seulement élimine progressivement les dépenses annuelles mais permet aussi aux employés d’y consacrer moins de temps.

Au-delà d’un accroissement réel de l’efficacité dans la gestion quotidienne de l’information, le document électronique possède de nombreux autres atouts, certes plus difficiles à quantifier mais qui ont un poids important dans l’environnement de travail moderne : accès sécurisé avec gestion du contrôle d’autorisation, prévention des pertes de données, accès mobile, sauvegarde automatique, outils de collaboration pratiques et sécurisés avec des partenaires externes à l’entreprise et workflow personnalisé. Combler des lacunes dans ces domaines est une autre raison pour laquelle de nombreuses entreprises ont mis en place un système de gestion de documents.

GED.fr, un site web de M-Files, vise à informer les visiteurs des avantages, des tendances et des meilleures pratiques dans le domaine de la gestion de documents électroniques, la gestion du contenu d’entreprise, la gestion de l’information d’entreprise et la gestion intelligente de l’information.

A PROPOS DE M-FILES

Les solutions de gestion d’informations d’entreprise M-Files révolutionnent le marché de l’ECM en éliminant les « silos » d’information et en fournissant un accès rapide et direct au contenu recherché depuis n’importe quel système ou dispositif d’entreprise. M-Files permet d’obtenir des niveaux plus élevés d’acceptation par l’utilisateur, d’où un retour sur investissement plus rapide avec une approche ECM intuitive unique qui repose sur une gestion de l’information basée sur la « nature du contenu » et non sur son « emplacement » de stockage. Avec ses options de déploiement flexibles in-situ, sur le cloud et en version hybride, M-Files confie à l’utilisateur de l’entreprise les rênes de l’ECM et réduit les demandes pesant sur le service informatique en permettant aux personnes qui connaissent le mieux l’entreprise de consulter et de contrôler les contenus, en fonction de leurs besoins.

Notre entreprise est née d’une constatation simple : la recherche, le partage et le suivi des fichiers et de leurs diverses versions sont une source très répandue de problèmes dans les entreprises… solutionner ce problème récurrent permettrait de réaliser des gains de productivité mesurables. Depuis notre création, nous avons ouvert des bureaux et étendu notre réseau de partenaires dans le monde. Nos produits sont désormais disponibles en 32 langues.

En savoir plus: www.m-files.fr