DOCUMENT DIGITIZATION, STORAGE AND ARCHIVAL

La dématérialisation des documents apporte des gains considérables aux organisations, en leur permettant de diminuer, d’automatiser ou de supprimer les flux manuels de documents, et par conséquent les coûts en traitements, les délais logistique et de facturation, les erreurs et les pertes de données. Dans le contexte économique actuel, cela peut représenter un avantage compétitif majeur pour une entreprise traitant quotidiennement des centaines ou milliers de documents papier.

Une solution simple et efficace pour la dématérialisation et l’archivage des documents peut vous permettre de capturer vos emails, numériser vos documents papier, les indexer, les protéger et les classer automatiquement selon des critères multiples et paramétrables. Les documents peuvent aussitôt être traités via un workflow par les services habilités, sur site, à distance où que ce soit dans le monde, et même en nomade ou en offshore.

NUMÉRISER LES DOCUMENTS PAPIER

Pour bénéficier des avantages de la digitalisation tels que l’amélioration de l’efficacité, la réduction des temps de cycle des processus et la baisse des frais généraux administratifs, les documents doivent être numérisés. Sont par exemple concernés les factures fournisseurs, les bons de livraison, les reçus, etc. Une solution de gestion de documents doit non seulement être compatible avec l’équipement de numérisation mais être capable en plus d’automatiser l’importation des documents, par exemple en contrôlant les emplacements d’importation du nouveau contenu, en reconnaissant le type de contenu et en le traitant selon les besoins.

EXTRACTION DES DONNÉES, VALIDATION ET INDEXATION

After scanning a paper document, data needs to be extracted from the content. Scanning equipment typically produce an image of the document or a PDF format document. The market offers a lot of so called « capture » solutions that, using optical character recognition (OCR) can recognize and extract data from the electronic images and PDF documents. These solutions are often also able to validate the extracted data, such as for example a PO number or customer name by matching it against a database. More advanced solutions nowadays apply artificial intelligence to recognize content, which takes this process a step further than simply matching recognized text strings against a list of database values. It is important that the document management solution can integrate with these capture solutions, does the vendor for example partner with capture solution providers? Some document management solutions will offer OCR capabilities and will make the contents of PDF documents available for search by indexing the content. Modern capture and OCR capabilities have become very reliable and eliminate the need for manual data entry.

STOCKAGE DE DOCUMENTS

Les contenus tels que les documents, les images et les fichiers audio sont stockés dans le système de gestion de documentaire ou dans l’ECM. Certaines solutions fonctionnent avec une base de données propriétaire tandis que d’autres acceptent des produits bien connus tels que Microsoft SQL ou Oracle. Selon vos besoins, une petite base de données propriétaire peut être suffisante. Mais de plus grandes implémentations avec des millions de documents et des centaines voire des milliers d’utilisateurs nécessitent les performances délivrées par des solutions telles que Microsoft SQL.

ON-PREMISES, CLOUD ET HYBRIDE

Les capacités de stockage de la solution de gestion de documents sont à évaluer de près. Quel est le nombre de documents que la base de données peut contenir ? Comment la solution fonctionnera-t-elle avec le nombre de documents que vous envisagez de stocker ? La solution requiert-elle une base de données propriétaire ou fonctionne-t-elle avec des offres répandues telles que Microsoft SQL ? Qu’en est-il de la capacité à supporter plusieurs référentiels pour, par exemple, prendre en charge des implémentations géographiquement dispersées ?

Un autre aspect à considérer est le déploiement. Traditionnellement, les solutions de gestion documentaire ont été déployées sur place, mais il existe aujourd’hui une demande croissante de déploiements dans le cloud. Certains fournisseurs ne prennent en charge qu’un seul type de déploiement, allant parfois jusqu’à proposer différentes versions de leur produit, tandis qu’une version cloud s’avère souvent moins fournie en termes de fonctionnalités.

Les solutions les plus modernes sont hybrides, ce qui signifie qu’elles prennent en charge le déploiement dans le cloud et sur le site, avec la possibilité de répliquer et / ou de déplacer le contenu automatiquement ou manuellement.

INDÉPENDANCE VIS À VIS DU RÉFÉRENTIEL

Les solutions de gestion de documents les plus modernes offrent un stockage indépendant du référentiel. Cela signifie que les documents peuvent être stockés n’importe où, dans l’entreprise, dans le cloud, dans un autre système de gestion de documents existant, dans des dossiers réseau partagés, dans SharePoint, DropBox, Google Drive, un CRM ou un ERP, etc. Les systèmes indépendants des référentiels rendent accessibles au contenu de l’entreprise des fonctionnalités telle que la gestion de version, la recherche, le workflow, le check-in / out, le partage, etc., et cela, dans tous les référentiels auxquels ils sont connectés. L’un des avantages majeurs de cette approche : les systèmes et le contenu existant peuvent demeurer sur place et continuer à être utilisés, tandis que la modernisation de la gestion des documents n’entraine aucun projet de migration.

NUMÉRISER LES DOCUMENTS PAPIER

Pour bénéficier des avantages de la digitalisation tels que l’amélioration de l’efficacité, la réduction des temps de cycle des processus et la baisse des frais généraux administratifs, les documents doivent être numérisés. Sont par exemple concernés les factures fournisseurs, les bons de livraison, les reçus, etc. Une solution de gestion de documents doit non seulement être compatible avec l’équipement de numérisation mais être capable en plus d’automatiser l’importation des documents, par exemple en contrôlant les emplacements d’importation du nouveau contenu, en reconnaissant le type de contenu et en le traitant selon les besoins.

EXTRACTION DES DONNÉES, VALIDATION ET INDEXATION

After scanning a paper document, data needs to be extracted from the content. Scanning equipment typically produce an image of the document or a PDF format document. The market offers a lot of so called « capture » solutions that, using optical character recognition (OCR) can recognize and extract data from the electronic images and PDF documents. These solutions are often also able to validate the extracted data, such as for example a PO number or customer name by matching it against a database. More advanced solutions nowadays apply artificial intelligence to recognize content, which takes this process a step further than simply matching recognized text strings against a list of database values. It is important that the document management solution can integrate with these capture solutions, does the vendor for example partner with capture solution providers? Some document management solutions will offer OCR capabilities and will make the contents of PDF documents available for search by indexing the content. Modern capture and OCR capabilities have become very reliable and eliminate the need for manual data entry.

STOCKAGE DE DOCUMENTS

Les contenus tels que les documents, les images et les fichiers audio sont stockés dans le système de gestion de documentaire ou dans l’ECM. Certaines solutions fonctionnent avec une base de données propriétaire tandis que d’autres acceptent des produits bien connus tels que Microsoft SQL ou Oracle. Selon vos besoins, une petite base de données propriétaire peut être suffisante. Mais de plus grandes implémentations avec des millions de documents et des centaines voire des milliers d’utilisateurs nécessitent les performances délivrées par des solutions telles que Microsoft SQL.

ON-PREMISES, CLOUD ET HYBRIDE

Les capacités de stockage de la solution de gestion de documents sont à évaluer de près. Quel est le nombre de documents que la base de données peut contenir ? Comment la solution fonctionnera-t-elle avec le nombre de documents que vous envisagez de stocker ? La solution requiert-elle une base de données propriétaire ou fonctionne-t-elle avec des offres répandues telles que Microsoft SQL ? Qu’en est-il de la capacité à supporter plusieurs référentiels pour, par exemple, prendre en charge des implémentations géographiquement dispersées ?

Un autre aspect à considérer est le déploiement. Traditionnellement, les solutions de gestion documentaire ont été déployées sur place, mais il existe aujourd’hui une demande croissante de déploiements dans le cloud. Certains fournisseurs ne prennent en charge qu’un seul type de déploiement, allant parfois jusqu’à proposer différentes versions de leur produit, tandis qu’une version cloud s’avère souvent moins fournie en termes de fonctionnalités.

Les solutions les plus modernes sont hybrides, ce qui signifie qu’elles prennent en charge le déploiement dans le cloud et sur le site, avec la possibilité de répliquer et / ou de déplacer le contenu automatiquement ou manuellement.

INDÉPENDANCE VIS À VIS DU RÉFÉRENTIEL

Les solutions de gestion de documents les plus modernes offrent un stockage indépendant du référentiel. Cela signifie que les documents peuvent être stockés n’importe où, dans l’entreprise, dans le cloud, dans un autre système de gestion de documents existant, dans des dossiers réseau partagés, dans SharePoint, DropBox, Google Drive, un CRM ou un ERP, etc. Les systèmes indépendants des référentiels rendent accessibles au contenu de l’entreprise des fonctionnalités telle que la gestion de version, la recherche, le workflow, le check-in / out, le partage, etc., et cela, dans tous les référentiels auxquels ils sont connectés. L’un des avantages majeurs de cette approche : les systèmes et le contenu existant peuvent demeurer sur place et continuer à être utilisés, tandis que la modernisation de la gestion des documents n’entraine aucun projet de migration.

ARCHIVAL

La GED peut permettre l’archivage probant des documents (également appelé « archivage légal« ). Les fonctions de conversion automatique en format PDF/A-1b, normalisé par l’ISO 19005, garantissent la standardisation et la pérennité de l’archivage des documents. Certains logiciels gèrent le cycle de vie et d’obsolescence des documents, et répondent à la norme ISO 14641-1 en proposant la signature numérique aux documents nécessitant un archivage à valeur probatoire.

Il est possible de retrouver dans une solution de GED de puissantes fonctions d’archivage automatique permettant d’extraire automatiquement de l’environnement opérationnel les documents vers un systèmes tiers et selon des règles paramétrables.

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