GESTION DE DOCUMENTS
Les systèmes de gestion de documents permettent aux organisations d’améliorer la productivité du personnel, de rationaliser les processus, d’optimiser la gouvernance et de protéger les données sensibles. Il existe de nombreuses solutions de gestion de documents disponibles sur le marché, et les fonctionnalités proposées sont très différentes de l’une à l’autre. Parmi les meilleures solutions des principaux fournisseurs, les différences fonctionnelles sont moins prononcées, mais l’approche, l’intuitivité, la flexibilité de la solution et le temps nécessaire à sa mise en œuvre peuvent considérablement varier, tout comme le nombre d’avantages dont peut bénéficier votre organisation.
Cette section de GED.fr traite des principales fonctionnalités d’un système de gestion de documents pour vous aider à déterminer les critères clé d’un système de gestion de documents adapté à votre organisation.
NUMÉRISATION, STOCKAGE ET ARCHIVAGE
Tout système de gestion de documents offre la possibilité de stocker et d’archiver des documents au format numérique. Il est important d’évaluer la typologie des fichiers, le volume de documents et les bases de données supportées. Certaines solutions reposent sur l’utilisation de bases de données propriétaires tandis que d’autres supportent des produits communs comme Microsoft SQL. Les solutions les plus modernes présentent un référentiel de stockage neutre, ce qui signifie que le système de gestion de documents peut traiter le contenu qui réside dans les référentiels et les systèmes déjà existants, éliminant ainsi l’obligation de migrer du contenu dans la nouvelle solution de gestion documentaire. En savoir plus sur la numérisation, le stockage et l’archivage ici
INDEXATION, RECHERCHE, CLASSIFICATION ET ORGANISATION
Trouver et organiser les documents exige que ces documents soient indexés et classés. L’approche et le degré de flexibilité offerts par les solutions de gestion de documents varient considérablement et ont un fort impact sur les autres aspects de la solution tels que la gestion des droits d’accès, le traitement automatisé du contenu, la gouvernance et la convivialité du système. En savoir plus sur l’indexation, la recherche, la classification et l’organisation ici
COLLABORATION
La prise en charge de la collaboration en ligne est devenue très importante. Cette fonctionnalité doit être pratique, efficace, conviviale et sécurisée, et dépasser le seul cadre du poste de travail. La façon dont une solution permet de réaliser le partage, la cocréation, la fusion, l’annotation et la gestion des tâches est un facteur clé de la productivité du personnel et de l’adoption de la solution par les utilisateurs. En savoir plus sur la collaboration ici
INTÉGRATION
Bénéficier d’un accès rapide aux informations contenues dans les documents, directement à partir de systèmes chargés de l’exécution des processus métier tels que les ERP et CRM, présente de réels avantages pour consolider la rationalisation de vos processus métier. Mais être en mesure d’organiser et de traiter des documents et des contenus basés sur des attributs tels qu’un nom de client, un produit, un bon de commande, un fournisseur – des données pilotées par le SI et qui changent constamment – offre une souplesse d’accès et de gestion de l’information sans commune mesure. En dépit des coûts prohibitifs que peut entraîner une personnalisation des environnements, tous les systèmes de gestion de documents ne prennent pas en charge une intégration de manière efficace. En savoir plus sur l’intégration ici
ACCÈS MOBILE
La possibilité d’accéder, de lire, d’éditer, de partager, de stocker et de traiter des documents et d’autres contenus lors de déplacements ou à distance est devenue une exigence importante pour la plupart des utilisateurs. L’accès mobile, à l’aide d’un smartphone ou d’une tablette, répond à cette nécessité. Les types de solutions dédiées à l’accès mobile varient considérablement, certains fournisseurs n’offrant l’accès qu’à travers un navigateur Web, d’autres délivrant des applications conçues pour optimiser les capacités et l’expérience utilisateur de l’appareil mobile. En savoir plus sur l’accès mobile ici
AUTOMATISATION DES PROCESSUS
Les documents font partie intégrante des processus métier. Pensez par exemple aux commandes, aux factures, aux contrats, aux permis et aux réclamations. Le traitement de documents destinés à plusieurs parties prenantes peut exiger des modifications de leur contenu, de leurs droits d’accès, de leur format et de leurs attributs. Ils devront peut-être être signés ou partagés, et généralement toutes ces opérations doivent être supervisées. La prise en charge d’un workflow électronique est alors essentielle pour réduire les opérations manuelles, les frais administratifs et les délais de traitement. En outre, le traitement automatisé et le suivi permettent à votre organisation de respecter des normes telles que l’ISO 9001 et de demeurer conforme. En savoir plus sur l’automatisation des processus ici
CONTRÔLE ET GOUVERNANCE DU DOCUMENT
En règle générale, les organisations recourent aux systèmes de gestion de documents principalement pour établir un contrôle amélioré des documents et mettre en place une gouvernance afin de se conformer aux normes et règlements qui se rapportent à leurs activités. La conformité demeure un facteur clé pour l’adoption d’un système de gestion des documents, mais elle a été surpassée ces dernières années par les besoins en productivité du personnel. Le contrôle et la gouvernance des documents s’appuient sur des fonctionnalités telles que la gestion des versions, les conventions de nommage des documents et les modèles. En savoir plus sur le contrôle des documents et la gouvernance ici
RECORDS MANAGEMENT
Les organisations sont soumises à diverses règles et règlements qui établissent la durée de conservation des différents documents, le format d’archivage requis, quel collaborateur peut avoir accès aux données et quels événements peuvent entrainer la destruction ou la conservation permanente de ces documents. Il est logique que la plateforme utilisée pour créer et gérer les documents prenne également en charge leur conservation en tant que records. Si les activités de records management doivent être suivies à des fins de conformité, le nombre de documents impliqués requiert souvent un niveau d’automatisation pour supporter les processus en jeu. En savoir plus sur le records management ici
SÉCURITÉ ET AUTORISATIONS
Interdire les accès indésirables aux documents sécurisés ou prévenir des événements tels que des coupures de courant ou des pannes matérielles est essentiel. Les systèmes de gestion de documents doivent intégrer de puissants outils de gestion de sécurité, capables de soulager la charge de travail des services informatiques. En savoir plus sur la sécurité et les autorisations ici