LA GED CONFIGURÉE POUR LA GESTION JURIDIQUE DE L’ENTREPRISE

Les documents sont devenus aujourd’hui l’outil de travail principal des fonctions juridiques.

Un paramétrage spécifique de votre solution de gestion électronique des documents peut vous permettre d’adapter une solution globale à des exigences spécifiques d’un seul département de votre entreprise. Nous proposons une solution prête à l’emploi et facile à mettre en place, intégrant toutes les spécificités des services juridiques et adaptée aux habitudes de gestion documentaire de ces fonctions.

Plus particulièrement, l’adoption d’une solution de gestion documentaire adaptée au secteur juridique se traduit par :

– une accélération des processus
– des gains de temps et de productivité
– une collaboration optimisée entre tous les employés d’une entreprise
– une gestion des contrats adaptée
– une visibilté accrue des affaires en cours

On dénombre trois enjeux majeurs pour cette fonction : la Centralisation des documents, avec la numérisation, l’indexation des documents papier comme les contrats ou les CGV, et le système d’archivage électronique sur un serveur unique (eDiscovery), l’Optimisation de la gestion documentaire avec le classement dynamique et la recherche intuitive, et l’Accélération des processus avec l’assistance aux tâches administratives et l’affectation de Workflow. L’intégration d’une solution de GED adaptée à ces enjeux vous permettra de tirer rapidement des bénéfices comme la centralisation de toutes les informations et leur exploitation immédiate par votre service juridique, l’optimisation et l’accélération des processus juridiques.

CENTRALISATION

Mettez à disposition instantanément vos documents papier et numériques à l’ensemble de vos collaborateurs, quelque soit leur localisation.

Grâce aux fonctionnalités d’OCR et au système d’indexation automatique, M-Files centralise tous vos documents et les rend immédiatement consultables. La solution de gestion juridique permet de plus d’organiser et gérer les archives pour répondre aux exigences du eDiscovery.

OPTIMISATION

Adoptez des processus adaptés à votre métier et à votre profil.

Vos documents sont désormais organisés dynamiquement selon votre utilisation et vos préférences. Chaque processus de votre fonction est automatiquement pré-défini et vous permet de gérer plus facilement les tâches quotidiennes. Vous pouvez paramétrer des fonctionnalités de gestion de baux, de contrats, etc…, afin que les tâches vous concernant soient automatiquement attribuées, avec les autorisations correspondantes.

ACCELERATION

Accélérez vos processus et gagnez du temps au quotidien.

Créez des modèles de documents que vous pouvez utilisez quotidiennement et réadaptez en fonction de vos affaires. Affectez des workflows pour organiser la collaboration dans l’entreprise et accélérer la production de projets communs.

A PROPOS DE NOTRE SOLUTION ADAPTÉE A LA GED M-FILES

La simplicité du logiciel de GED M-Files est indéniable. Simplicité, efficacité et praticité sont d’ailleurs les principaux attributs des solutions de gestion électronique des documents M-Files. Notre pré-paramétrage du logiciel vous permettra d’intégrer une solution spécifique de gestion juridique à votre gestion documentaire d’entreprise, commune à tous les différents services d’une entreprise.

Nous vous proposons de disposer d’outils et de fonctionnalités intégrées tels que :

  • Gestion de Contrats
  • Gestion des Locations et des Baux
  • Gestion des entités juridiques
  • Travail collaboratif y compris avec des parties tierces externes
  • Validation et approbation des contrats
  • Classement automatique multithématique
  • Suivi de l’avancement et Travail collaboratif
  • Gestion précise et automatique des autorisations
  • Données centralisées, protégées et sécurisées
  • Portail d’accès extranet pour les tierces parties
  • Alertes et échéances de fin de validité
  • Gestion des renouvellements
  • Capture et archivage des contrats signés
  • Rapports et Statistiques
  • Comparaison précise et exhaustive des versions de contrats
  • Signature électronique
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