GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ET FINANCIERS
La Direction Administratif et Financier des entreprises doit gérer de nombreux documents et données sensibles, souvent éparpillés dans diverses applications, serveurs, fichiers, tableaux, ordinateurs, unités, ce qui engendre généralement des risques d’erreur, de délais, de surcharge de travail. La consolidation et la maîtrise de ces données est essentielle à la bonne marche des sociétés.
Le logiciel de GED et ECM M-Files pour la Direction Administratif et Financier apporte aux entreprises des outils simples et efficaces pour la gestion centralisée, sécurisée et standardisée des documents Administratifs, Financiers, Comptables, Juridiques, RH, Sociaux, et de manière générale, pour la gestion de toutes les données et tous les documents que la DAF doit produire, enregistrer, gérer, valider, diffuser, en collaboration avec les départements et entités de la société, et avec les tiers.
M-Files pour la DAF peut constituer votre application de gestion principale, ou bien se connecter à vos applications et bases de données existante pour apporter à votre organisation des fonctions de Gestion Electronique des Documents avancées, performantes et intégrées à votre Système d’Information.
Gestion des Documents
Les documents administratifs, juridiques, financiers, comptables, RH, sociaux… sont classés au sein d’une base unique et centrale, toujours à jour, facilement accessible à tout instant et depuis tout endroit par les personnes habilitées, y compris depuis d’autres sites et depuis l’extérieur, par exemple en environnement international multi-site multi-lingue. Les documents sont classés et protégés automatiquement en fonction de QUOI il s’agit, et non pas de OÙ ils se trouvent. Vous n’avez donc pas à vous soucier de l’endroit où ils se trouvent mais de ce dont vous avez besoin : type de document, exercice, tiers, client, tiers, dossier, projet, site, etc…
Gestion des Données
M-Files est non seulement un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED), mais peut également gérer les objets que vous voulez : biens, projets, dossiers, contacts, produits, immobilier, etc… M-Files peut constituer votre base de données principale si aucune application ne prend en charge la gestion de ces données, ou constituer un complément à votre système d’information en se connectant dynamiquement à vos bases de données ou applications de gestion existantes : GRH, Comptabilité, ERP, … Quel que soit le cas de figure, vous disposez ainsi d’une plateforme intégrée, sans cloisonnement entre les applications d’une part, et entre les données d’autre part, pour une efficacité et une qualité optimales de votre organisation.
Dématérialisation et Archivage
M-Files permet la dématérialisation des factures clients et fournisseurs, bons de livraison, formulaires, courrier entrant, etc… Les documents sont numérisés, puis capturés par M-Files pour classement, distribution et traitement. La Reconnaissance Automatique des Documents (RAD) permet de reconnaître et de classer les documents selon leur type (facture, formulaire, RIB, …). La Lecture Automatique de Documents (LAD) permettent d’extraire intelligemment le contenu des documents, par exemple pour injecter les lignes de facture dans la comptabilité. M-Files inclut la conversion en format PDF/A-1b, normalisé par l’ISO 19005 et garantissant la standardisation et la pérennité de l’archivage des documents. M-Files gère le cycle de vie et d’obsolescence des documents, et répond à la norme ISO 14641-1 en proposant la signature numérique aux documents nécessitant un archivage à valeur probatoire.
Documents et Données Juridiques
M-Files pour la DAF permet de gérer tous les documents juridiques de l’entreprise : contrats, baux, statuts, actes, … La gestion des modèles rend la rédaction des documents plus rapide et plus sûre, tandis que les fonctions de workflow et la plateforme collaborative permettent d’accélérer la circulation et la révision des documents. Les outils de comparaison de contenu permettent de repérer les modifications de texte, y compris une virgule dans un contrat de plusieurs centaines de pages.
Les dossiers et affaires juridiques font également l’objet d’un classement et d’une gestion rigoureuse, permettant d’y attacher des pièces, de partager et valider l’information et l’avancement au sein d’une équipe pluridisciplinaire, y compris en environnement international multi-site et multi-lingue.
Documents et Données RH et Sociaux
M-Files pour la DAF permet de gérer tous les documents et tous les processus RH et Sociaux, qu’il s’agisse de processus au niveau de l’entreprise, des départements et unités, des collaborateurs : embauche, gestion de carrière, gestion des postes, GPEC, démarches, formalités administratives et sociales, caisses, assurances, etc… Les documents sont protégés de manière stricte, automatique et configurable selon la politique et l’organigramme de l’entreprise, accessibles uniquement par les personnes habilitées (collaborateur, DRH, hiérarchie, …). Les fonctions de workflow permettent de fluidifier et de sécuriser le traitement et la circulation des documents, par exemple pour le traitement des frais pro et la diffusion des bulletins de salaire. La gestion des dossiers facilite et simplifie toutes les activités de gestion : contrôles, audits, embauches, recrutement, … Les fonctions de capitalisation des connaissances permettent de classer les CV internes et externes selon des critères de compétences, pour faciliter la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences.
Gestion des Dossiers et Projets – DataRoom
M-Files pour la DAF simplifie et sécurise la gestion des projets et dossiers juridiques, quelle que soit leur nature. Les dossiers et leurs pièces sont enregistrés dans une base centralisée et protégée, accessible aux seules personnes autorisées, depuis n’importe quel endroit y compris depuis l’extérieur. Les autorisations sont automatiquement appliquées en fonction de QUOI il s’agit (affaire, dossier, validation, client, produit, …). Projets et dossiers peuvent être liés dynamiquement avec d’autres applications de gestion comme un ERP ou un CRM, par exemple si elles impliquent un produit, un client ou un fournisseur. Les outils collaboratifs permettent aux acteurs de projet – internes et externes – de consulter, valider et déposer les documents. Les documents peuvent être publiés de manière confidentielle au sein de DataRoom sur un portail documentaire Extranet, dans des Espaces Projet réservés à des groupes d’utilisateurs autorisés.
Consolidation – Reporting – Contrôle de Gestion
Le portail documentaire en intranet permet de récolter ou d’enregistrer tous les documents administratifs et financiers de l’entreprise, selon que le système d’information soit centralisé ou réparti dans chaque filiale ou site. La plateforme est multi-site et multi-lingue. Le travail collaboratif est simplifié, et la consolidation des données et documents est sécurisée et accélérée, facilitant ainsi la production de rapports financiers, de statistiques et de contrôle de gestion. Les fonctions de workflow et de gestion de dossier permettent de fluidifier la mise à jour et la validation des données, et donc de respecter les délais et diminuer la charge de travail. Dans le cadre d’une entreprise en environnement international et multi-site, les gains en délais sont précieux afin de permettre la consolidation financière dans les délais impartis, par exemple en fin d’exercice, d’opération financière ou d’audit.
POINTS FORTS DE M-FILES
Parmi les solutions de GED, M-Files présente des qualités uniques de simplicité et d’efficacité, nécessaires pour une adoption facile par les utilisateurs, et pour un retour sur investissement rapide. La gestion de documents est étroitement imbriquée avec les « objets » gérés par votre organisation : projets, actifs, ressources, produits, unités, équipements, etc… L’efficacité redoutable de l’explorateur de fichiers permettra à votre département d’atteindre un niveau de performance optimal dans la maîtrise et l’exploitation des informations.
- Ouvert, M-Files se connecte dynamiquement avec les bases de données et applications (ERP, CRM, GRH, …), permettant ainsi de bénéficier d’un Système d’Information intégré sans créer de silo supplémentaire.
- Flexible, M-Files se configure facilement, et permet donc de s’adapter rapidement aux besoins et aux évolutions de l’organisation et de son environnement.
- Extensible, M-Files se déploie facilement, depuis quelques utilisateurs jusqu’à plusieurs milliers, depuis une architecture locale jusqu’à une architecture multi-site et multi-lingue.
- Simple, M-Files est totalement intégré à l’explorateur de fichiers de Windows, que les utilisateurs connaissent bien. Sa prise en mains par les utilisateurs et les administrateurs est simple et rapide.
- Efficace, M-Files élimine les questions et tracas inutiles, comme « où ranger mon document ? »; M-Files classe, protège et gère automatiquement les documents en fonction de QUOI il s’agit, plutôt que de l’endroit OÙ ils se trouvent.
- Versatile, M-Files peut constituer votre application de gestion et gérer vos données – clients, contacts, projets, produits, événements, employés – ou bien se connecter dynamiquement à vos bases de données et applications existantes.
- Agile, M-Files s’adapte facilement et permet la mise en place d’un prototype en quelques heures, pour vous permettre de valider vos orientations sans prise de risques.
ESSAYEZ M-FILES
Essayez M-Files pour juger par vous-même son étonnante simplicité et efficacité, grâce à la version d’évaluation gratuite que vous pouvez télécharger ici, et n’hésitez pas à nous contacter pour vous assister durant votre évaluation ou pour vous conseiller dans votre démarche projet.