CONTRÔLE ET GOUVERNANCE DU DOCUMENT
Dans les environnements réglementés en particulier, le contrôle des documents est une question essentielle. Tout type organisation peut en fait tirer parti d’une approche mieux coordonnée pour créer et nommer des documents, les modifier, les diffuser et les distribuer, et être en mesure de contrôler qui peut y accéder.
Le contrôle amélioré des documents garantit que ceux-ci sont nommés et classés uniformément, ce qui les rend plus faciles à trouver et à traiter. Ce contrôle permet également de s’assurer que les documents de même classe présentent la même qualité de contenu, et la même mise en page et structure, par exemple, dans le cas de contrats, les procédures d’exploitation standards de plans de projet.
MODÈLES DE DOCUMENTS
La disponibilité de modèles de documents assure la cohérence et la complétude des documents. Les modèles de documents peuvent en outre être soumis à une gestion de version afin de contrôler leur développement. C’est un point important pour de nombreux types de documents, comme par exemple les contrats, les procédures d’exploitation standards, les descriptions de produits ou la documentation concernant la sécurité des produits. La prise en charge des modèles peut inclure la possibilité de préremplir des champs avec des données conservées dans d’autres systèmes intégrés au logiciel de gestion de documents, par exemple un CRM dans lequel une proposition construite à partir d’un modèle peut récupérer les données du client telles que le nom du client, le numéro de client, l’adresse et les informations de prix et d’actualisation appropriées, puis les inclure dans le document de proposition, garantissant alors des informations à jour, correctes et réutilisables.
CONVENTIONS DE NOMMAGE
La façon dont une organisation nomme ses documents impacte la manière dont elle est en mesure d’organiser, de trouver et de récupérer des documents, en particulier lorsque le degré de similitudes entre les documents est élevé. Les systèmes de gestion de documents peuvent automatiser le nommage des documents afin que les règles de dénomination puissent être fédérées et toujours suivies.
CHECK-IN ET CHECK-OUT
L’édition d’un document pour vérification peut être opérée par un utilisateur tout en empêchant les modifications d’autres utilisateurs le temps que le traitement du document soit terminé. Le document reste alors généralement disponible pour tous mais seulement en mode lecture. La fonctionnalité de check-in et check-out fournit un contrôle de base des documents qui évite les modifications simultanées réalisées sur un document et génératrices de conflit.
CONTRÔLE DE VERSION
Le contrôle de version garantit que lorsque des modifications sont apportées à un document, la version précédente du document n’est pas perdue. Il élimine également la nécessité (et le risque) de produire des copies et donc plusieurs versions du même document.
Beaucoup de systèmes de gestion de document réalisent un contrôle de version sur les documents qu’ils stockent, avec la possibilité de retour à une version précédente. Des solutions plus avancées permettent aux utilisateurs de comparer les versions, d’identifier les changements et leurs auteurs, de partager des comparaisons côte-à-côte et d’inclure un lien vers des versions antérieures de documents. Le contrôle de version n’implique pas nécessairement que toutes les versions du document soient stockées à l’intérieur du système en tant que copie… cela consommerait rapidement de l’espace de stockage. Les solutions plus avancées ne stockent que les modifications. La plus récente génération de systèmes de gestion de document peut également fournir une gestion de version de documents stockés dans d’autres systèmes et dossiers réseau partagés.