COLLABORATION EN LIGNE

Le volet collaboratif est devenu un facteur déterminant dans l’adoption ou le rejet d’une solution documentaire par des utilisateurs désormais familiers des possibilités de partage de fichiers d’applications conçues pour le grand public, faciles à exploiter et disponibles sur n’importe quel terminal. Le manque ou la pauvreté des fonctionnalités de collaboration en ligne entraînent un risque important de voir les utilisateurs revenir aux outils qu’ils utilisent dans leur vie privée pour partager du contenu, et menacer ainsi la sécurité de l’entreprise. Lors de l’évaluation des fonctions de collaboration en ligne d’une solution de gestion de documents, il est important d’examiner les points concernant le partage, la cocréation et l’annotation de contenu, sans oublier l’expérience utilisateur.

PARTAGE DES DOCUMENTS ET DU CONTENU INTERNE ET EXTERNE

Le partage de documents avec des collègues et des partenaires externes doit pouvoir se faire sans avoir besoin de réaliser des copies d’un document. La copie crée en effet plusieurs versions de document qu’il faut fusionner ultérieurement. De nombreuses solutions présentent cette approche en permettant aux utilisateurs de partager l’URL d’un document. Des solutions plus avancées autorisent le partage de versions spécifiques d’un document avec des collaborateurs à la fois internes et externes. Il est important de vérifier si le partage de documents s’étend également aux utilisateurs de terminaux mobiles et comment sont gérés les droits d’accès à ce contenu.

Alors que vos utilisateurs externes ne possèdent généralement pas de licences d’exploitation de solutions de gestion de documents, vous devriez toujours être en mesure de partager avec eux du contenu stocké dans votre solution de gestion documentaire sans avoir à en réaliser la moindre copie.

COCRÉATION ET ANNOTATION DE DOCUMENTS

La cocréation de documents permet à plusieurs participants, qu’il s’agisse de collègues internes ou de partenaires externes, de travailler et de modifier simultanément un même document sans en faire de copies. Cela évite d’avoir à fusionner des versions d’un document spécifique en une seule, un exercice long et loin d’être simple.

Il est parfois nécessaire de mettre en évidence certaines parties d’un document et demander ou proposer des modifications mais sans réaliser de changement direct sur ce document. La disponibilité d’une fonction d’annotations des documents est ici très utile. Celle-ci ajoute à un document une couche dans laquelle les utilisateurs peuvent proposer des modifications sans apporter de modifications physiques à ce document.

Tout comme avec le support du partage de contenu, il est important de déterminer si la cocréation et les fonctions d’annotation sont disponibles également pour les utilisateurs de terminaux mobiles tels que les smartphones et les tablettes.

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