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GESTION DOCUMENTAIRE COLLABORATIVE POUR LES ETABLISSEMENTS DE SANTE

Solutions CosilogLes établissements de Santé doivent faire face à l’accroissement du volume d’informations et parallèlement à la nécessité d’organisation de ces informations. L’utilisation de M-Files dans les établissements de santé répond à la nécessité de partage transversal de l’information. La solution de GED M-Files pour les établissements de santé est basée sur un ensemble de coffres pré-paramétrés pour répondre efficacement à diverses problématiques quotidiennes du personnel médical ou administratif : suivre un projet Hôpital Numérique, organiser les documents papier et électroniques en rapport avec la prochaine campagne de certification HAS, classer les factures fournisseur et y associer un flux de travail de la réception au règlement ou encore assurer la complétude du dossier PMSI au niveau du DIM en récupérant automatiquement les éléments du Dossier Patient.

Avec M-Files, l’information devient accessible et transversale pour garantir une entière collaboration entre tous les collaborateurs internes mais aussi ceux qui, hors de l’établissement participent au parcours patient. Selon les autorisations définies par l’établissement, le praticien référent, les tutelles, les professionnels de terrain peuvent disposer d’informations facilitant le suivi du patient. De manière plus globale, M-Files Santé constitue un environnement de base pour la gestion des risques sachant que l’ensemble des opérations sont tracées et peuvent faire l’objet de rappels périodiques. Il devient ainsi facile de partager de l’information avec des entités externes : les fournisseurs de DMI pour, par exemple, le suivi de la pose au bloc ou encore les praticiens externes (référents) pour l’accès à des informations post-opératoire.

M-Files est un outil collaboratif qui permet de mettre en musique le projet d’établissement. Il ne remplace pas les applications « métier » (Gestion Administrative du Patient, Dossier Médical, Gestion de stock pharmacie, etc.) mais contribue à une meilleure cohérence d’ensemble.

AVANTAGES DE M-FILES POUR LES ETABLISSEMENTS DE SANTE

  • Référentiel unique des documents et des dossiers, centralisé et protégé
  • Classement dynamique des dossiers et des documents
  • Dématérialisation des dossiers et des documents
  • Suivi automatique de la production documentaire Hôpital Numérique
  • Suivi détaillé d’une campagne de certification HAS (solution orientée Indicateurs et EIO)
  • Workflow de traitement et de validation
  • Gestion automatique et dynamique des droits d’accès
  • Enregistrement et traçabilité des activités et modifications
  • Intégration possible aux intranets d’établissement (Joomla, SharePoint, etc.)

BÉNÉFICES DE M-FILES POUR LE SECTEUR MEDICAL

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Grâce à ses nombreuses fonctions permettant la MAÎTRISE des documents, des dossiers et des données, M-Files permet par exemple à un établissement de santé de suivre ses projets Hôpital Numérique jusqu’au dépôt DIPISI et de s’assurer par la suite de la mise à jour de l’ensemble des éléments (documents, fiches, etc.) de manière collaborative par le personnel concerné (RSI, Responsable Qualité, Direction des Soins, etc.).

M-Files Santé HAS (Screenshot)

M-Files est simple d’utilisation et complètement paramétrable par les équipes internes sans faire appel à de la programmation ou à une armée de consultants ! La solution permet ainsi de répondre dans des délais courts et pour un coût raisonnable, à toute démarche de mise en conformité. Avec M-Files la Direction Qualité, la Direction SI et les utilisateurs parlent enfin le même langage !

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QUE FAIRE AVEC M-FILES ?

M-Files est un environnement ouvert et dont le paramétrage peut être complètement maîtrisé par l’établissement. L’équipe SI, la cellule Qualité et Gestion des Risques, le Biomédical ou encore les intervenants techniques (entretien, bâtiment, etc.) constituent autant de points d’entrée pour la mise en œuvre d’un projet d’organisation autour de la solution M-Files :

  • Gestion et suivi d’un projet Hôpital Numérique : Suivi de la production documentaire, Modèles de documents, gestion des instances (comité identitovigilance, comité de sécurité, etc.) et rôles (RSI, RAQ, RSSI, Coordonnateur GDR, etc.)
  • Organisation et suivi d’une campagne de certification HAS : solution orientée « indicateurs » avec une approche EIO (Éléments d’Investigation Obligatoire) – Gestion automatique des versions et de de l’affectation des tâches dans le cadre du projet.
  • Dématérialisation complète des flux de factures Fournisseurs avec une éventuelle intégration en comptabilité.
  • Gestion et suivi des contrats de maintenance (Eau, Air) et des réglementations en matière de sécurité.
  • Suivi des demandes de formation et de congés des salariés en lien avec la solution RH de l’établissement.

Contrairement à une application où tout est figé, dès le premier déploiement, M-Files évolue avec votre organisation et vous permet pour une fois d’adapter le Système d’Information au métier et non l’inverse !

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Essayez M-Files pour juger vous-même son étonnante simplicité et efficacité, grâce à la version d’évaluation gratuite que vous pouvez télécharger ici, et n’hésitez pas à nous contacter pour vous assister durant votre évaluation ou pour vous conseiller dans votre démarche projet.

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