GESTION DOCUMENTAIRE
POUR LES MAIRIES

Les mairies produisent, exploitent, échangent et archivent de nombreux documents, dossiers, pièces administratives dans le cadre de leur activité, tout en étant soumises à des exigences de plus en plus strictes de qualité de service envers les administrés et administrations tierces.

Le logiciel de GED M-Files apporte aux mairies une meilleure maîtrise des documents et des dossiers, simplifie significativement leur gestion, améliore le confort des utilisateurs, la performance des organisations, la qualité de service, réduit les coûts, les délais et les erreurs.

AVANTAGES DE M-FILES POUR LES MAIRIES

  • Référentiel de documents et de dossiers unique, protégé, facilement accessible
  • Fonctions de workflow, de circulation, de révision, de validation des documents
  • Gestion des modèles et des formulaires
  • Gestion des dossiers : appels d’offre, demandes, etc…
  • Contrôle des dossiers : complétude, état d’avancement, alertes et notifications, etc…
  • Gestion, traitement et diffusion immédiate des courriers
  • Gestion des objets : dossiers, projets, demandes, fournisseurs, contacts, etc…
  • Classement dynamique et automatique des documents
  • Gestion automatique des droits d’accès
  • Accès nomade, distant, sur portail Web

BÉNÉFICES DE M-FILES POUR LES MAIRIES

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M-Files permet la MAÎTRISE et le PARTAGE des documents, automatise la STANDARDISATION de leur nommage et de leur classement pour un plus grand confort et une efficacité améliorée. Les données et les documents sont classés et sécurisés automatiquement selon des règles paramétrables, et M-Files assure une TRACABILITÉ précise des modifications apportées, des lectures et des validations effectuées.

Scanner

Avec M-Files, la DÉMATÉRIALISATION des documents devient simple et efficace, non seulement parce que les documents papier ou email sont stockés au sein d’un même référentiel centralisé et protégé, accessible facilement et immédiatement depuis n’importe quel endroit, y compris à distance ou en mode nomade, mais aussi parce que ses puissantes fonctions de apportent des outils et automatismes de gestion documentaire très utiles pour ensuite traiter et exploiter ces informations avec rapidité et efficacité.

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M-Files est conçu pour être résolument SIMPLE ET EFFICACE pour un usage quotidien. Toutes ses fonctions sont destinées à permettre à l’utilisateur de se consacrer à son métier, et d’éliminer les tâches sans valeur ajoutée comme « savoir où classer les documents », ou bien « quelle sécurité appliquer », ou encore « renseigner manuellement l’adresse dans les courriers ». M-Files est totalement intégré à l’explorateur de fichiers de Windows, que les utilisateurs connaissent généralement bien, et qui ainsi l’adoptent facilement. Avec M-Files, sécurisez et retrouvez vos documents en fonction de QUOI il s’agit (type de document, projet, dossier, entreprise, étape de validation, fournisseur, …) et non plus en fonction de il est rangé.

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M-Files est non seulement un logiciel de Gestion Electronique de Documents, mais peut également constituer une base de données pour la GESTION DE VOS DONNÉES COURANTES, par exemple vos projets, chantiers, dossiers, contacts, entreprises, démarches, appels d’offre, événements, équipements internes, etc… Ceci ouvre de nombreuses possibilités très pratiques pour la gestion de vos activités courantes, par exemple le suivi des APPELS D’OFFRE, la gestion et le suivi des PROJETS, la gestion du CARNET D’ADRESSE, la gestion des DOSSIERS, etc… Toutes ces données sont directement reliées aux documents, et peuvent être stockées aussi bien dans la base de données de M-Files que dans vos applications de gestion existantes.

ESSAYEZ M-FILES

Essayez M-Files pour juger par vous-même son étonnante simplicité et efficacité, grâce à la version d’évaluation gratuite que vous pouvez télécharger ici, et n’hésitez pas à nous contacter pour vous assister durant votre évaluation ou pour vous conseiller dans votre démarche projet.

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