INTÉGRER DES DOCUMENTS AVEC DES DONNÉES DANS LES SYSTÈMES DE BACK OFFICE
La capacité d’intégration d’un système de gestion de documents avec des systèmes de back office comme par exemple un ERP ou un CRM, un système utilisé pour gérer les risques ou encore un système de gestion des cas ou des ressources humaines offre des avantages substantiels pour rationaliser davantage les processus métier. Cette intégration donne également la possibilité d’améliorer la connaissance du contenu tout en permettant de retrouver celui-ci plus rapidement.
Aujourd’hui encore, peu de systèmes de gestion de document facilitent une intégration avec les systèmes de back office. Ce manque d’ouverture entraine souvent alors des développements personnalisés et rigides. Les solutions de gestion de documents axées sur les métadonnées ont un avantage évident par rapport aux systèmes traditionnels basés sur la hiérarchie des dossiers.
CONNEXION DES DONNÉES STRUCTURÉES ET DES INFORMATIONS NON STRUCTURÉES
Les données structurées sont les informations que nous trouvons dans des systèmes tels qu’un ERP ou un CRM, par exemple un objet client, une commande, un produit ou un service ou encore une réclamation. L’information non structurée correspond à des documents tels que des factures, des emails, des lettres, des plaintes, du design ou des plans. Pour la plupart des organisations, ces deux types d’informations vivent dans des mondes séparés. Résultat, les utilisateurs doivent souvent passer d’un système à l’autre pour rechercher et associer manuellement ces différents types d’information, par exemple lorsqu’ils comparent une facture à un bon de commande et une entrée de produit dans un entrepôt afin d’approuver ou non une facture de paiement. En intégrant le système de gestion de documents avec l’ERP, un utilisateur peut accéder plus rapidement à tous les contenus liés aux cas car le système de gestion des documents crée les associations entre les différentes informations.
LE CONTENU DANS SON CONTEXTE
Intégrer un système de gestion de documents avec une application métier telle qu’un ERP permet aux organisations de placer et de présenter du contenu dans son contexte. Prenez par exemple une réclamation d’un partenaire commercial. Une réclamation se réfère généralement à un incident ou un accord, avec une correspondance et une documentation à l’appui. Sans une intégration, les utilisateurs devront débloquer manuellement toutes les informations, probablement à partir de différents systèmes, dossiers spécifiques et boîtes de réception d’emails. Un système de gestion de documents aurait en revanche associé toutes les informations pertinentes avant de les chaîner ensemble pour aider les utilisateurs à découvrir du contenu (dont ils ne soupçonnent quelquefois même pas l’existence) et faciliter les recherches.
LES AVANTAGES D’UNE APPROCHE BASÉE SUR LES MÉTADONNÉES
Les systèmes conçus nativement pour la gestion des métadonnées et indépendant des hiérarchies de structure de dossier statique s’intègrent plus rapidement avec les systèmes de back office. Une raison importante à cela est que la métadonnée elle-même devient le lien entre les objets de données structurés comme « client », « bon de commande », « projet » et les différents documents marqués avec ces attributs de métadonnée.
Les systèmes basés sur les métadonnées permettent également la création d’objets dits non-document, qui peuvent être un client, une réclamation, un projet, une vérification ou tout autre chose, et forment un pont entre le contenu non structuré et les données structurées. Un objet non-document, par exemple « fournisseur », qui existe dans le système de gestion de documents, peut servir de lien vers tous les documents relatifs à ce fournisseur.
Les systèmes de gestion de documents les plus modernes basés sur les métadonnées exploitent désormais l’intelligence artificielle pour analyser les documents et identifier les attributs tels qu’un nom de client, un numéro de commande, des numéros de produits, des montants, des adresses, etc., et peuvent automatiquement créer des associations entre le contenu non structuré et les données structurées.