GESTION DOCUMENTAIRE POUR LE SECTEUR PUBLIC
Les administrations et établissements publics (mairies, collectivités territoriales et locales, conseils régionaux…) produisent, exploitent, échangent et archivent de nombreux documents, dossiers et pièces administratives. Ils sont les garants du partage de l’information entre tous les services de ses administrations et toutes les institutions publiques tout en étant soumis à des exigences de plus en plus strictes de qualité de service envers les administrés, les citoyens, les autorités et administrations tierces.
Le logiciel de GED pour le secteur public M-Files permet de moderniser la gestion de l’information par la mise en place de l’e-administration dans les administrations et établissements publics. La gestion documentaire pour le secteur public M-Files intervient sur 3 axes :
– Simplification de l’organisation interne (dématérialisation des documents et des processus, numérisation archivage et gestion des documents, centralisation des informations, simplification de la recherche de documents…)
– Amélioration de la relation avec les citoyens (centralisation de toutes les informations et documents propre au citoyen ou à l’administré, portail sécurisé accessible, simplification des procédures…)
– Partage des informations et des données entre toutes les institutions publiques (un référentiel unique de documents, sécurisation du dossier administratif, gestion collaborative des documents, dossier citoyen centralisé…)
AVANTAGES DE LA GESTION DOCUMENTAIRE POUR LE SECTEUR PUBLIC M-FILES
- Référentiel de documents et de dossiers unique, protégé, facilement accessible
- Fonctions de workflow, de circulation, de révision, de validation
- Gestion des modèles et des formulaires
- Gestion des dossiers : appels d’offre, demandes, etc…
- Contrôle des dossiers : complétude, état d’avancement, alertes et notifications, etc…
- Gestion des objets : dossiers, projets, demandes, fournisseurs, contacts, etc…
- Classement dynamique et automatique des documents
- Gestion automatique des droits d’accès
- Accès nomade, distant, sur portail Web
BÉNÉFICES DE LA GESTION DOCUMENTAIRE POUR LE SECTEUR PUBLIC M-FILES
M-Files permet la MAÎTRISE et le PARTAGE des documents, automatise la STANDARDISATION de leur nommage et de leur classement pour un plus grand confort et une efficacité améliorée. Les données et les documents sont classés et sécurisés automatiquement selon des règles paramétrables, et M-Files assure une TRACABILITÉ précise des modifications apportées, des lectures et des validations effectuées.
Avec M-Files, la DÉMATÉRIALISATION des documents devient simple et efficace, non seulement parce que les documents papier ou email sont stockés au sein d’un même référentiel centralisé et protégé, accessible facilement et immédiatement depuis n’importe quel endroit, y compris à distance ou en mode nomade, mais aussi parce que ses puissantes fonctions de apportent des outils et automatismes de gestion documentaire très utiles pour ensuite exploiter ces informations avec la plus grande efficacité : diffusion, validation, modifications, traitement, classement, etc…
M-Files est conçu pour être résolument SIMPLE ET EFFICACE pour un usage quotidien. Toutes ses fonctions sont destinées à permettre à l’utilisateur de se consacrer à son métier, et d’éliminer les tâches sans valeur ajoutée comme « savoir où classer les documents », ou bien « quelle sécurité appliquer », ou encore « renseigner manuellement l’adresse dans les courriers ». M-Files est totalement intégré à l’explorateur de fichiers de Windows, que les utilisateurs connaissent généralement bien, et qui ainsi l’adoptent facilement. Avec M-Files, sécurisez et retrouvez vos documents en fonction de QUOI il s’agit (type de document, projet, dossier, entreprise, étape de validation, fournisseur, …) et non plus en fonction de OÙ il est rangé.
M-Files est non seulement un logiciel de Gestion Electronique de Documents, mais peut également constituer une base de données pour la GESTION DE VOS DONNÉES COURANTES, par exemple vos projets, chantiers, dossiers, contacts, entreprises, démarches, appels d’offre, événements, équipements internes, etc… Ceci ouvre de nombreuses possibilités très pratiques pour la gestion de vos activités courantes, par exemple le suivi des APPELS D’OFFRE, la gestion et le suivi des PROJETS, la gestion du CARNET D’ADRESSE, la gestion des DOSSIERS, etc… Toutes ces données sont directement reliées aux documents, et peuvent être stockées aussi bien dans la base de données de M-Files que dans vos applications de gestion existantes.
ESSAYEZ M-FILES
Essayez M-Files pour juger par vous-même son étonnante simplicité et efficacité, grâce à la version d’évaluation gratuite que vous pouvez télécharger ici, et n’hésitez pas à nous contacter pour vous assister durant votre évaluation ou pour vous conseiller dans votre démarche projet.