L’information partielle peut engendrer des complexités et cela nécessite donc une nouvelle approche : La gestion intelligente de l’information (IIM)

Par : Stéphane Mellier

Pour accéder gratuitement au e-book, écrit en partenariat avec AIIM (Association for Information and Image Management), cliquez ici.

Les sociétés sont confrontées depuis longtemps aux défis de la conformité et de la gouvernance dans la gestion de leurs informations et dans leurs processus. Dans un environnement très concurrentiel, le management des données et leur exploitation procurent des avantages concurrentiels décisifs aux entreprises. La fragmentation de l’information sur divers systèmes et répertoires, entre plusieurs solutions de gestion de l’information même, rend la problématique de la gouvernance d’autant plus cruciale.

Tournées vers l’avenir, la nouvelle génération de solutions de gestion de contenu se distingue particulièrement par une intégration facilitée et des possibilités de personnalisation. Ergonomique, ces nouvelles solutions font le rapprochement entre les besoins des entreprises avec ceux des utilisateurs finaux.

Un changement de solution de gestion de contenu d’entreprise n’est pas sans difficultés :

La migration des données est un enjeu majeur du déploiement d’une solution de gestion de contenu. Nombre de projets basés sur des solutions traditionnelles ont échoués, partiellement ou totalement du fait de l’impossibilité de migrer toutes les données vers un répertoire centralisé.

De plus, les solutions traditionnelles de gestion de contenu jouent sur la dépendance de leurs clients à leurs solutions, du fait des couts de migration mais également des interdépendances entre l’ECM et d’autres solutions dans l’entreprises (CRM, …) souvent développées en interne. Il est donc stratégique d’améliorer l’existant plutôt que d’envisager une migration de toutes les données.

L’approche révolutionnaire des nouvelles solutions de gestion de contenu repose sur deux piliers complémentaires :

  • Une approche sans répertoire de dépôt et donc sans nécessité de migration de contenu
  • L’enrichissement des informations et systèmes par des métadonnées intelligentes.

Grâce aux métadonnées, les informations sont présentées aux utilisateurs en contexte, soit en fonction de leur relation à d’autres informations et données.

Les métadonnées définissent les informations de manière objective et cohérente tout en mettant en valeur les relations entre les documents et les autres objets et processus commerciaux principaux, tels que les clients, les contrats, les factures, les projets, les dossiers, etc.

Enfin, les systèmes de gestion de contenu d’entreprise sans répertoire de dépôt sont mieux à même de répondre aux besoins actuels. Ceci s’explique par leur capacité de gestion du contenu structuré ou non, indépendamment de son emplacement, et quel que soit l’appareil de l’entreprise : ordinateur, mais aussi mobile, Cloud ou autre.

En conclusion, ces solutions de nouvelle génération offrent un point central d’accès et de consultation des contenus structurés ou non structurés, ainsi qu’un moyen de soulager la main d’œuvre grâce à des outils conviviaux permettant d’accéder aux informations en tout lieu et à tout moment, et à partir de n’importe quel appareil.

Pour en savoir plus sur cette révolution, vous pouvez télécharger notre étude ici.

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