Norme ISO 9001:2015 – Etes-vous prêt ?

Voici la norme ISO 9001:2015 – Etes-vous prêt ?

Publié le 6 octobre 2015 dans la rubrique Advice par Mika Javanainen

La norme ISO 9001:2008 couvrait une multitude de bonnes pratiques et de directives éprouvées pour les entreprises et les organisations. La nouvelle révision, ISO 9001:2015, promet de rationaliser encore plus les tâches essentielles et les flux d’information, et offre aux organisations la capacité de personnaliser l’adoption des derniers concepts.

L’histoire l’a montré cependant : ISO 9001 ne s’adresse pas aux timides. Obtenir la certification peut se révéler une tâche ardue et complexe, et nécessite un engagement durable et de haut niveau. Il faut se préparer dès maintenant à l’ISO 9001:2015. En plus de la volonté de rester dans la course, voici une synthèse des éventuels avantages de la norme révisée, et ce qu’il vous faut pour la mettre en œuvre.

Redéfinir le contrôle documentaire

ISO 9001:2015 redéfinit le langage et les exigences autour du contrôle documentaire. À la place des clauses relatives aux « documents » et aux « registres », la nouvelle norme introduit le terme d’« informations documentées » qui fait référence aux deux. À noter également l’omission de la référence explicite aux procédures documentées comme exigence.

L’évolution du langage d’ISO 9001 relatif à l’information permet aux organisations de mieux utiliser les outils d’information numériques. Les « informations documentées » favorisent les activités associées, avec les différentes exigences de conformités définies comme processus intégré. Intégrer le modèle ISO 9001:2015 et ses nouveaux concepts freinera de manière intrinsèque les nouveaux silos d’information et permettra d’intégrer les silos déjà existants.

Appuyer la gestion de risque au sein des processus de gestion de la qualité

La nouvelle norme ISO 9001:2015 favorise la « pensée fondée sur le risque » au travers de tous les processus de gestion de la qualité. En plus d’identifier les risques qui pourraient avoir des conséquences négatives sur la performance et les résultats, les organisations sont invitées à prendre des actions pour identifier les opportunités et ainsi dépasser les attentes. De nombreuses clauses de la norme ISO 9001:2015 intègrent la pensée fondée sur le risque à l’approche du processus, les exigences de direction et les directives de planification de la nouvelle norme.

La viabilité de la pensée fondée sur le risque a démontré qu’elle fournit des avantages à la fois en terme d’atteinte des objectifs de qualité de l’organisation et d’augmentation de la confiance du client. L’accent porté sur les risques et les opportunités peut également permettre de créer une culture proactive avec pour piliers la prévention et l’amélioration au lieu de la résolution continue des problèmes.

Afin d’optimiser les bénéfices apportés par la pensée fondée sur le risque, ISO 9001:2015 définit les « informations documentées » qui doivent être conservées et utilisées pour orienter les flux de travail de la gestion de la qualité. Toutefois la norme ne nécessite pas une évaluation des risques formelle ou la maintenance d’un référentiel de risques central. Au contraire, la gestion de risque devient une culture intégrée qui doit être totalement prise en charge et mise en œuvre par le système de gestion de la qualité. Les organisations doivent mettre en œuvre une pensée fondée sur le risque en contexte et adapter les plans d’actions à chaque situation.

Se préparer pour ISO 9001:2015

Les leçons tirées des précédentes actualisations de la norme ISO 9001 ont montré que la qualité doit être considérée comme une composante de la stratégie d’entreprise.

La portée de la norme requiert un contrôle large. Mais les bonnes pratiques impliquent que les systèmes de gestion optimale restent légers et n’incluent que la documentation strictement nécessaire. Réduire au minimum la documentation permet de faciliter pour les employés l’absorption et la compréhension des exigences, ce qui au final en garantit leur utilisation.

Le contrôle de la documentation reste intimement associé aux efforts de certification de la norme ISO 9001 : 2015 et le nouveau langage ainsi que l’accent mis sur « les informations documentées » rendra plus important que jamais l’alignement des stratégies de gestion des informations et les systèmes des organisations avec la norme actualisée. La préparation à l’actualisation doit par conséquent, inclure une évaluation des politiques et des solutions existantes de gestion des informations de l’entreprise, avec pour objectif de s’assurer que les processus ISO 9001 peuvent être utilisés efficacement et sont gérés, mesurés et contrôlés avec précision.

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