GÉRER LES DROITS D’ACCÈS AUX DOCUMENTS ET ASSURER LA SÉCURITÉ

La gestion des droits d’accès aux documents nécessite souvent un effort manuel fastidieux et chronophage de la part des équipes IT. Un logiciel de gestion documentaire permet aux organisations d’améliorer le niveau de contrôle pour déterminer qui a accès à quel document et l’efficacité avec laquelle ce contrôle est exercé. Les systèmes de gestion de documents peuvent en partie automatiser cette tâche grâce à laquelle les droits d’accès sont attribués à un document en fonction de la classe et / ou de la version du document ou bien du dossier dans lequel ce document est stocké.

Certains systèmes de gestion de documents déterminent le contrôle des droits d’accès en fonction des attributs de documents supplémentaires. Par exemple, les droits d’accès aux documents peuvent différer en fonction de l’étape du processus de workflow dans lequel ces documents se trouvent, à quel type de réunion ou de projet ils se rattachent, ou une combinaison de tout ceci. L’approche délivre alors une vue d’ensemble telle que peut l’avoir le superviseur d’une équipe de projet.

La gestion automatisée des accès ou des autorisations soulage non seulement le travail des équipes IT dans l’administration des droits d’accès, mais assure également que l’organisation améliore ses pratiques de sécurité de l’information et de conformité aux réglementations et aux normes de l’industrie.

De nombreux systèmes de gestion de documents prennent également en charge le volet sécurité de l’entreprise, avec des capacités de chiffrement de l’information en transit et en attente, de détection d’intrusion, de prévention des pertes de données, de haute disponibilité et plus encore.