GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS
POUR LES PROJETS DE CONTRUCTION

Voici les fonctionnalités M-Files qui vous permettront de répondre aux problématiques  de centralisation des informations et documents, de collaboration entre les prestataires et leurs clients, et de logistique :

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Référentiel des Documents de Projet

M-Files pour la Construction permet de gérer tous les documents d’un projet : Documents Techniques, Plans AutoCAD, Administratifs, Financiers, Juridiques, Images, etc…. Les documents sont stockés et protégés au sein d’une base centrale, unique, accessible depuis n’importe où par les acteurs de projet selon leur rôle et les droits qui leur sont accordés.
M-Files classe dynamiquement et automatiquement les documents, selon les logiques et les combinaisons qui vous sont utiles, par exemple par Phase et Lot, par Affaire, par Zone et Ouvrage, etc… pour les documents de projet, selon d’autres logiques librement paramétrables pour les documents administratifs, RH, juridiques, etc…

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Gestion des Données de Projet

M-Files pour la Construction permet de gérer les données principales de votre projet, quelque soit sa hiérarchie, par exemple les Affaires, les Phases de projet, les Lots, les Zones, les Ouvrages, les Etages, et tous autres éléments particuliers à vos projets et à votre entreprise. Ces paramètres et les valeurs sont totalement configurables.
En outre, M-Files permet de gérer non seulement les documents de projet, mais également les données, telles que les entreprises, les contacts, la équipements, les fournisseurs et sous-traitants, le personnel, les affaires, etc… Ces « objets de gestion » peuvent être gérés dans la base M-Files, ou bien connectés dynamiquement à une application de gestion, par exemple votre application de gestion des affaires, des fournisseurs, des sous-traitants, du personnel, …

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Gestion des Documents et Cycle de Vie

M-Files nomme automatiquement les documents selon la charte de votre entreprise ou du projet, quelque soit la règle, par exemple AAA-PPP-XXX-LLL-TT-9999-I où AA est l’affaire, PPP la phase de projet, XXX l’émetteur, LLL le lotissement, TT le type de document, 9999 un No chrono, et l’indice de révision.
Les documents de projet peuvent comprendre un indice de révision, manuel ou automatique. Toutes les modifications sont enregistrées dans l’historique des documents, ainsi que toutes les activités dans la base, afin de permettre un audit et assurer une traçabilité, et pouvoir ainsi effectuer des actions correctives le cas échéant. M-Files permet d’identifier l’impact d’une modification sur les autres documents ainsi que les lots concernés, et d’émettre une notification.

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Gestion et Suivi des Echanges de Documents

M-Files pour la Construction apporte des outils pratiques pour l’échange des documents avec les entreprises et les acteurs de projet, qu ces échanges aient lieu directement depuis le portail documentaire, ou bien par d’autres moyens comme les CD et les clés USB. M-Files reçoit les documents nouveaux ou modifiés dans une zone tampon afin de traiter automatiquement  ceux qui répondent à la charte, mettre à jour la base, et enclencher un workflow e validation. Les documents rejetés car non conformes font l’objet d’un workflow dédié, ou d’une notification à l’émetteur.
Les émissions de documents aux entreprises sont enregistrés afin d’assurer une traçabilité des lots d’échange, et un bordereau d’envoi peut y être joint. Des automatismes surveillent les dates attendues de retour, avec alerte préalable, par exemple à J-5.

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Gestion et Suivi du Projet

M-Files pour la Construction permet de suivre les Phases du projet ainsi que l’avancement de la production des documents. Les échéances de production des documents sont surveillées et font l’objet d’un workflow permettant de suivre leur avancement. L’outil de Reporting de M-Files, ainsi que le diagramme de Gantt, apportent aux responsables de projet les rapports et statistiques indispensables à la supervision des opérations et au bon avancement du projet.
M-Files gère le classement des documents durant la transition entre les phases de projet, ainsi que l’archivage des documents et la constitution du DOE en fin de projet.

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Portail Documentaire Multi-lingue et Multi-site

Disponible en installation Sur SiteCloud et Cloud Hybride, M-Files s’appuie sur une plateforme permettant de répondre aussi bien aux besoins de petites structures que d’environnements internationaux : architecture multi-site, multi-lingue, accès en mode nomade, interface Explorateur et interface WebAccess, réplication de bases de documents, tolérance de panne de connexion inter-sites.
Les administrateurs disposent d’une interface à haute productivité – l’explorateur de fichiers – tandis que les collaborateurs ayant besoin d’un accès plus occasionnel, par exemple pour la validation ou la lecture, disposent d’une interface Web, via un portail Intranet propre à M-Files, ou bien intégré à un portail collaboratif comme Microsoft SharePoint.

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Mise-en-service Rapide

M-Files pour la Construction est hautement configurable et s’adapte facilement et rapidement aux besoins et contextes du projet. Sa mise en service et la formation des administrateurs est rapide. Votre application est adaptée à vos besoins et à votre contexte partir d’une application-modèle de gestion de projet. Ensuite, vous pouvez vous-même ajuster les paramètres de projet selon vos besoins.
La version M-Files Cloud vous dispense d’acheter l’infrastructure, peut être mise en service en quelques jours, inclut la location du logiciel, de l’infrastructure, de leur maintenance, des sauvegardes, et vous permet d’ajuster à tout moment le nombre de licences utilisateurs, à la hausse comme à la baisse. De plus, vous pouvez interrompre le contrat en fin de projet.

POINTS FORTS DE M-FILES

Parmi les solutions de gestion de GED pour les projet de Construction, M-Files présente des qualités uniques pour une mise en service rapide et une efficacité opérationnelle immédiate. M-Files s’adapte à vos besoins et à votre contexte, quelque soit les spécificités de votre projet, y compris dans un environnement multi-site, offshore, international, multi-lingue. Les documents sont protégés et classés automatiquement en fonction de QUOI il s’agit, et non pas en fonction de OÙ ils se trouvent, ce qui sécurise et simplifie considérablement le travail des utilisateurs au quotidien. De plus, l’interface Explorateur intégré à Windows permet aux administrateurs une productivité inégalée lorsqu’il s’agit de manipuler des dizaines de documents tous les jours. M-Files est simple et efficace.

  • Ouvert, M-Files se connecte dynamiquement avec les bases de données et applications (ERP, CRM, GRH, …), permettant ainsi de bénéficier d’un Système d’Information intégré sans créer de silo supplémentaire.
  • Flexible, M-Files se configure facilement, et permet donc de s’adapter rapidement aux besoins et aux évolutions de l’organisation et de son environnement.
  • Extensible, M-Files se déploie facilement, depuis quelques utilisateurs jusqu’à plusieurs milliers, depuis une architecture centrale jusqu’à une architecture répartie multi-site.
  • Simple, M-Files est totalement intégré à l’explorateur de fichiers de Windows, que les utilisateurs connaissent bien.
  • Efficace, M-Files élimine les questions et tracas inutiles, comme « où ranger mon document ? »; M-Files classe, protège et gère les documents en fonction de QUOI il s’agit, et non pas de ils se trouvent.
  • Versatile, M-Files permet aussi de gérer ce que vous voulez : clients, contacts, projets, produits, événements, employés, … ou bien se connecte dynamiquement à vos applications qui gèrent ces données.
  • Agile, M-Files se configure facilement et permet la mise en place d’un prototype en quelques heures, pour vous permettre de valider vos orientations sans prise de risques.

ESSAYEZ M-FILES

Essayez M-Files pour juger par vous-même son étonnante simplicité et efficacité, grâce à la version d’évaluation gratuite que vous pouvez télécharger ici, et n’hésitez pas à nous contacter pour vous présenter M-Files pour la dématérialisation et l’archivage des documents, et pour vous assister durant votre évaluation ou pour vous conseiller dans votre démarche projet.

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