Contrôle et sécurité
Contrôle et gouvernance du document
Le contrôle des documents est une question essentielle, surtout dans les secteurs réglementés. Toutes les organisations peuvent toutefois profiter d’une approche mieux coordonnée pour créer et nommer leur pool de documents, les modifier, les diffuser et les distribuer, et être en mesure de contrôler leur accès. Ce contrôle amélioré des documents permet de s’assurer que les documents sont nommés, indexés et organisés de manière uniforme, ce qui les rend plus faciles à trouver et à traiter. Ce contrôle permet également de garantir que les documents de même classe présentent la même qualité de contenu, la même mise en page et la même structure par exemple. Ce qui peut être très utile dans le cas des contrats ou de souscriptions, mais aussi pour la documentation technique, la plupart des documents administratifs et de nombreux autres documents liés à des procédures.
Exploiter les modèles de documents
La disponibilité de modèles de documents assure la cohérence et la complétude des documents. Les modèles de documents peuvent en outre être soumis à une gestion de version afin de contrôler leur développement. C’est un point important pour de nombreux types de documents, comme, par exemple, les contrats, les procédures d’exploitation, les descriptifs produits ou la documentation liée à la sécurité des produits. La prise en charge des modèles peut inclure la possibilité de pré-remplir des champs avec des données conservées dans d’autres systèmes interfacés avec la solution de gestion documentaire. Cela pourrait être le cas d’un CRM dans lequel une proposition élaborée à partir d’un modèle pourrait récupérer les données du client (telles que le nom du client, le numéro de compte ou de sociétaire, l’adresse et les informations de prix et d’actualisation appropriées), puis les inclure dans le document de proposition, garantissant alors des informations à jour, correctes et réutilisables.
Si certaines solutions de gestion documentaire rendent nécessaire l’édiction de règles de nommage transversales à l’organisation, d’autres permettent de s’en affranchir. Fini donc les noms et les références à rallonge avec la date en préambule et des codes clients ou affaires incompréhensibles. Désormais, les possibilités d’indexation, l’exploitation des métadonnées et la recherche contextuelle proposées par les solutions de gestion documentaire permettent, en partie, de se libérer de la contrainte du nommage des documents.
Reste qu’il est toujours intéressant et utile pour une organisation d’établir une nomenclature en ce sens. D’autant que la façon dont une organisation nomme ses documents impacte la manière dont elle pourra les retrouver et les réutiliser, en particulier lorsque le degré de similitudes entre les documents est élevé. Les solutions de gestion documentaire peuvent aujourd’hui automatiser le nommage des documents afin que les règles définies puissent être fédérées et toujours suivies par les collaborateurs.
La révision en mode protégé
Les solutions de gestion documentaire les plus avancées permettent aux collaborateurs de travailler sur certains documents, en étant certain qu’ils ne seront pas modifiés dans l’intervalle. L’édition d’un document pour vérification peut, en effet, être opérée par un utilisateur tout en empêchant les modifications d’autres utilisateurs le temps que le traitement du document soit terminé. Le document reste disponible pour tous, mais seulement en mode lecture. Cette fonctionnalité de “check-in” et “check-out” fournit un contrôle des documents qui évite les modifications simultanées et souvent génératrices de confusion.
Contrôle de version
Le contrôle de version (ou versioning) est une autre fonctionnalité majeure des solutions de gestion documentaire. Il garantit que lorsque des modifications sont apportées à un document, la version précédente du document n’est pas perdue. Il élimine également la nécessité (et le risque) de produire des doublons et donc plusieurs versions d’un même document.
Si toutes les solutions de gestion documentaire réalisent un contrôle de version sur les documents qu’ils stockent, avec la possibilité de retour à une version précédente, les plus avancées permettent aussi aux utilisateurs de comparer les versions, d’identifier les changements et leurs auteurs, d’obtenir les dates et heures de modification, de partager des comparaisons en vis-à-vis et d’inclure un lien vers des versions antérieures de documents afin de pouvoir les rétablir si besoin. Et ce, toujours à partir d’un seul et unique document. Sans stockage de copies dans la solution.
Gérer les droits d'accès aux documents et assurer la sécurité
La gestion des droits d’accès aux documents nécessite souvent un effort manuel fastidieux et chronophage de la part des équipes IT. Heureusement, les solutions de gestion documentaire permettent aux organisations d’améliorer le niveau de contrôle pour déterminer qui a accès à quel document. Ainsi, certains collaborateurs ne pourront pas voir les documents qui ne leurs sont pas destinés, d’autres pourront uniquement les consulter, d’autres encore pourront les éditer et les modifier. Différentes règles et configurations sont possibles.
Ces droits d’accès peuvent d’ailleurs être couplés avec l’annuaire de l’entreprise pour un accès transparent aux seuls dossiers et documents autorisés. Mais combien d’organisations ont-elles réellement mis en place une gestion fine des droits d’accès en fonction du profil des collaborateurs et de la catégorie de documents à laquelle il souhaite accéder ? Combien ne révoquent pas automatiquement ces droits d’accès après le départ d’un collaborateur ou à l’issue d’un projet ? C’est d’autant plus problématique que les solutions de gestion documentaires peuvent aujourd’hui en partie automatiser ce type d’opérations.
Certaines solutions sont aussi capables de déterminer le contrôle des droits d’accès en fonction de critères spécifiques. Par exemple, les droits d’accès aux documents peuvent différer en fonction de l’étape du processus de workflow dans lequel ces documents se trouvent, du projet auxquels les documents sont rattachés, ou une combinaison de tout ceci. Des droits qui sont modifiables à tout moment pour les collaborateurs habilités et qui peuvent être révoqués une fois le workflow ou le projet achevé.
Il est important de miser sur une politique de sécurité adaptative. Au lieu de définir de droits d’accès de façon statique par profil ou service (comptabilité, communication, commercial, etc.), la GED peut contextualiser de manière dynamique les droits d’accès grâce aux métadonnées (utilisateurs, projets, clients, produits, événements, type de documents, etc.). Ainsi, dans le cas d’un projet complexe comprenant différentes phases, seuls les collaborateurs concernés ont accès aux documents de travail. Lorsque le dossier est transmis à l’usine pour fabrication, par exemple, la solution de gestion documentaire permet d’ouvrir facilement les droits d’accès au personnel de l’usine, alors que les concepteurs, eux, n’ont qu’un droit de consultation et ne peuvent plus apporter de modification aux documents. Nous sommes ici dans une sécurité dynamique qui suit un cycle de vie métier (avec des droits qui évoluent en fonction de l’étape du projet), et non plus sur une simple question de profil utilisateur. La sécurité ne doit plus être statique.
Cette gestion automatisée des accès ou des autorisations soulage non seulement le travail des équipes IT dans l’administration des droits d’accès, mais permet aussi aux organisations d’améliorer leurs pratiques de sécurité de l’information et de conformité aux réglementations et aux normes en vigueur.
L'accès mobile aux documents
L’accès mobile à la solution de gestion documentaire est aujourd’hui un critère indispensable pour les organisations dans le choix d’une solution.
Miser sur la facilité d'utilisation
L’adoption par les collaborateurs étant essentielle, il est important de savoir comment fonctionne la solution en mobilité et si l’expérience utilisateur est aussi bonne qu’avec la version accessible depuis un ordinateur.
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