CXP : L’adoption fulgurante de la Gestion de Contenu d’Entreprise (ECM) dans les entreprises françaises aujourd’hui menacée par la prolifération des systèmes d’archivage

Par : Stéphane Mellier

Le groupe CXP a récemment effectué une étude de marché en France, en collaboration avec M-Files. Le rapport de CXP indique que la transformation numérique rencontre un franc succès en France, particulièrement au sein des moyennes et grandes entreprises, 71 % d’entre elles ayant des projets actifs.

M-Files étant l’un des principaux sponsors de l’étude, c’est avec plaisir que nous vous proposons de consulter gratuitement le rapport complet.

Les principaux facteurs de l’essor de l’ECM en France sont semblables à ceux que nous observons partout ailleurs : La demande est passée du département informatique aux départements fonctionnels/métiers tels que l’administration, la comptabilité, la finance, la production, le juridique et les RH. Cela va également de pair avec « l’appification » (recours à des applications clés-en-mains) croissante de l’ECM que nous constatons sur le marché, où l’adoption n’est plus caractérisée par la mise en place d’une plate-forme d’ECM monolithique pour tous les salariés de l’entreprise, mais par des solutions bien spécifiques adaptées au département concerné. Ces solutions viennent ainsi accompagner la démarche d’innovation initiée par les départements, ainsi que la simplification des processus. Cela a pour effet d’augmenter le nombre de fournisseurs d’ECM avec lesquels les entreprises doivent traiter : selon l’étude de CXP, l’entreprise moyenne dispose de trois à quatre fournisseurs de solutions d’ECM.

C’est bien évidemment là que tout se complique puisque les systèmes doivent être intégrés pour pouvoir assister les processus métiers transverses. L’étude de CXP indique que pour 56 % des entreprises, l’intégration du système de gestion des informations est un défi de taille. D’après notre expérience, cela ne concerne pas seulement l’archivage des documents et des e-mails. Les entreprises souhaitent associer leur contenu non structuré (tel que les offres, les contrats, les plans de projets, les e-mails d’informations, etc.) avec les données structurées (telles que les clients, les projets, les risques, les commandes et produits) stockées dans leurs systèmes ERP et CRM (ou tout autre système administratif).

Les métadonnées jouent un rôle clé en favorisant ces connexions de façon fine et efficace. Par exemple, une offre commerciale (contenu non structuré) peut être marquée avec des objets de données structurées comme le « client » auquel elle se rattache et le « produit » concerné, avec d’autres attributs comme la « date », la « personne à contacter » et le « projet ». Cela jette les bases qui permettront à l’offre d’apparaître à l’endroit et au moment voulu avec toute autre information pertinente, telle que les informations par e-mails associées à cette offre. Grâce à la possibilité d’accéder immédiatement à cette offre et aux échanges d’e-mails correspondants du point de vue « client » dans un système CRM, les utilisateurs ont plus aisément accès à des informations qui auraient pu passer inaperçues autrement, et ils en prennent connaissance plus facilement. L’utilisation des métadonnées facilite cette démarche puisqu’elles font office de ciment entre les différentes informations. Il n’est donc pas surprenant de constater que les entreprises qui utilisent M-Files l’intègrent dans presque tous les cas à un ou plusieurs systèmes de gestion.

Une autre cause de la multiplication du nombre de systèmes d’archivage réside dans le recours croissant au partage de fichiers sur réseau et aux services de partage de fichiers en ligne comme DropBox. Il s’agit là d’un symptôme de rejet, par les utilisateurs, des anciens systèmes d’ECM, bien souvent complexes. Les utilisateurs exigent dans leur vie professionnelle la même expérience conviviale que celle fournie par les outils faciles d’accès dont ils se servent dans leur vie privée. Bien que faciles à utiliser, ces outils ne sont pas en mesure de simplifier réellement la vie des utilisateurs, qui sont contraints de gérer plusieurs systèmes et interfaces utilisateurs très différents pour exécuter leurs tâches. L’approche d’ECM à archivage unique M-Files fournit une solution efficace à cet enjeu et a été applaudie par des analystes de marché tels que Gartner and Forrester.

Nous y voyons le premier pas de l’évolution de l’ECM dans lequel le lieu de stockage n’a plus d’importance. Non seulement « lieu » au sens « quel dossier », mais aussi dans le sens « quel système ou répertoire » : quel que soit le lieu de stockage, vous pouvez y accéder instantanément, depuis n’importe quel appareil. Vous pensez certainement à une interface utilisateur unique, conviviale et optimisée pour tous les appareils pour accéder à l’ensemble du contenu et des informations. Cependant, nous pouvons aller encore plus loin avec plusieurs interfaces utilisateurs capables d’accéder à l’ensemble du contenu. Cela peut prendre encore un peu de temps, mais nous avançons rapidement chez M-Files. Vous pouvez en apprendre davantage dans notre bref article « Le futur de l’ECM ».