Dématérialisation et archivage
Dématérialisation, stockage et archivage
La dématérialisation des documents offre des gains considérables aux organisations, en leur permettant de réduire, d’automatiser, voire de supprimer les flux de documents papiers. Ce qui permet par ailleurs aux organisations d’être plus efficaces, d’accélérer leurs processus, de diminuer les coûts de traitement, les délais logistiques et de facturation, mais aussi de minimiser les erreurs et les pertes de données. Ce qui, dans le contexte économique actuel, constitue un avantage compétitif majeur pour une organisation traitant quotidiennement des centaines ou des milliers de documents papier.
Une solution de dématérialisation et de gestion documentaire peut ainsi vous permettre de numériser vos documents papier, mais aussi d’extraire les contenus de vos mails, de les indexer, de les protéger et de les classer automatiquement selon différents critères paramétrables. Une fois identifiés et indexés, les documents peuvent ensuite être traités via un workflow par les services habilités, sur site, à distance, partout dans le monde, y compris en mobilité.
Tous les contenus numériques de l’organisation (documents, visuels, vidéos, fichiers audio, etc.) ont vocation à être stockés dans la solution de gestion documentaire. Celle-ci devient dès lors un réceptacle unique et central. Bon nombre d’organisations fonctionnent encore avec de multiples solutions qui ne peuvent pas communiquer entre elles, des systèmes épars et cloisonnés dans lesquels l’information est stockée, mais reste inaccessible au plus grand nombre (collaborateurs, partenaires, etc.). Depuis des années, les spécialistes de la gestion de l’information évoquent pourtant le problème de l’information cloisonnée, des silos informationnels et des données dormantes éparpillées dans différents systèmes (CRM, ERP, GED, etc.), sans qu’aujourd’hui encore la question ne soit vraiment réglée. Avoir la main sur ses documents et donnés, pouvoir les réunir au sein d’une même base facilement interrogeable, les indexer correctement pour les retrouver sans difficulté et avoir la possibilité de les partager avec des collaborateurs, des partenaires ou des clients, tel est le souhait de la plupart des organisations. D’où l’intérêt d’une solution de gestion documentaire unique et centralisée.
On-Premise ou Cloud
Traditionnellement, les solutions de gestion documentaire ont été déployées sur site (on premise). Or, aujourd’hui les déploiements Cloud s’accélèrent et permettent l’accès à la solution en mode SaaS, dans une configuration prête à l’emploi, le tout facturé à l’usage et dans le temps. Il n’y a donc aucun investissement matériel à prévoir pour l’utiliser, ni de ressources informatiques à allouer. Économiquement, l’approche est séduisante. Avec le Cloud, le démarrage est beaucoup plus rapide et permet aux utilisateurs d’être plus autonome vis-à-vis de la DSI.
L’approche Cloud constitue également un moyen de ne plus faire face à des engagements de dépenses, mais à des engagements de charges. Parmi les avantages du Cloud, citons également la sécurité et la confidentialité des documents et données traités. Les PME sont souvent négligentes sur la partie sécurité pour des raisons de coût, et le Cloud permet de pallier cette carence et de bénéficier d’une solution hautement sécurisée avec duplication des données. Autre gros avantage du Cloud, le fait que la solution de gestion documentaire soit accessible partout et depuis n’importe quel terminal, y compris en mobilité. Ce qui rend possible le télétravail et améliore la satisfaction des collaborateurs. Quant à la question des capacités de stockage de la solution de gestion documentaire, avec le Cloud, elle devient secondaire.
Capitaliser et rechercher l'information sans la migrer
Les solutions de gestion documentaire les plus avancées offrent un stockage indépendant du référentiel. Cela signifie que les documents peuvent être stockés n’importe où, dans l’entreprise, dans le cloud, dans un autre système de gestion de documents existant, dans des dossiers réseau partagés, dans SharePoint, DropBox, Google Drive, un CRM ou un ERP, etc.
Ces solutions permettent d’indexer les informations là où elles se trouvent, sans avoir besoin de les migrer. Elles sont motorisées par des algorithmes d’intelligence artificielle qui analysent les contenus, ajoutent automatiquement des métadonnées, et permettent donc d’indexer le tout correctement et de structurer au mieux l’information. Il devient donc possible d’effectuer une recherche transversale dans tous les systèmes d’information existants et ce, de manière contrôlée.
Différents documents peuvent même être reliés entre eux. L’un des avantages majeurs de cette approche réside dans le fait que les systèmes et les contenus existants peuvent demeurer sur place et continuer à être utilisés, sans nécessiter de migration.
Ne pas confondre archivage et GED
Il est indispensable de bien faire le distinguo entre la solution de gestion documentaire (GED) et le système d’archivage électronique (SAE) qui n’ont pas du tout la même finalité.
La solution de gestion documentaire est un outil du quotidien, utilisé pour créer, modifier, collaborer, gérer les différentes versions, valider, diffuser, stocker et partager des documents bureautiques. Mais elle ne protège pas ces documents contre les modifications et n’assure pas non plus leur intégrité et leur valeur probatoire.
Le système d’archivage électronique, lui, répond à une logique de préservation des documents électroniques. Son rôle est avant tout de garantir et de maintenir l’intégrité des documents électroniques (qu’ils ne puissent être modifiés ou involontairement altérés), afin de disposer de preuves recevables en cas de contentieux, autrement dit, de maintenir leur valeur probatoire. La solution de gestion documentaire peut donc s’adosser à un SAE ou proposer un archivage simple, sans valeur légale. Ce sont des solutions complémentaires : l’une facilite les activités, l’autre sécurise les actifs de l’entreprise.
Il est ainsi parfaitement possible de connecter la solution de gestion documentaire à un système d’archivage électronique, afin de pouvoir extraire automatiquement de l’environnement opérationnel les documents engageants de l’organisation et de les transférer vers le SAE selon des règles paramétrables. Cette interface permet à la solution de gestion documentaire d’être utilisée par les collaborateurs comme une porte d’accès aux archives se trouvant dans le SAE et de devenir le « guichet unique » pour l’ensemble des documents numériques de l’organisation.
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