GESTION DES DOSSIERS

La gestion des dossiers est souvent consommatrice de ressources et de temps, et source de retards, de coûts, d’erreurs. La plupart des traitements sont manuels : traitement et du classement des pièces de dossier, contrôle de la complétude des dossiers, vérification périodique de la validité des pièces, procédures périodiques, etc…
Quelle que soit votre activité, la GED offre des outils simples et efficaces pour la gestion de vos dossiers : dossiers clients, souscriptions, abonnements, adhésion, inscriptions, gestion de compte, gestion des contrats, appels d’offre, dossiers de candidature… Un logiciel de GED efficace simplifie et accélère la constitution, la vérification et la gestion des dossiers, permettant des gains significatifs en qualité et en productivité, aussi bien dans un environnement départemental que dans un contexte international multi-site  et multi-lingue.

Voici une déclinaison de fonctions de GED permettant de répondre aux problématiques de gestion des dossiers. Les captures d’écran ont été prises à partir du logiciel DMS M-Files.

Référentiel Central des Dossiers

Un logiciel de GED vous permet d’enregistrer, de classer automatiquement et de gérer efficacement les dossiers et les pièces qui les constituent, quelle que soit votre activité. Les dossiers sont stockés de manière unique, dans une base centrale protégée, accessible à tout moment et depuis n’importe quel endroit par les seules personnes habilitées. dans le cas de M-Files, le logiciel classe et protège automatiquement les dossiers et les pièces en fonction de QUOI il s’agit, et non pas en fonction de OÙ ils se trouvent : par client, par produit, par service, par type de dossier, par type de pièce, par étape de validation, etc… Ainsi, les opérateurs ne perdent plus de temps à rechercher les données, à se demander où les enregistrer, à vérifier si les droits ont été correctement appliqués…

Capture et Classement Automatique des Pièces

M-Files capture les pièces de dossier, qu’ils arrivent par emails, fax et papier. Les dossiers peuvent ainsi être dématérialisés, (numérisation et dématérialisation) pour un traitement, une vérification et une diffusion plus rapide, quel que soit l’endroit où se trouvent les collaborateurs, sur site ou à distance. Les pièces sont traitées via un Workflow permettant de gagner significativement en délais, en productivité, en qualité durant tout le processus de vérification et de traitement.

Complétude des Dossiers – Validité des Pièces

La solution doit même proposer de vérifier la complétude des dossiers. Un Workflow permet d’identifier les dossiers auxquels manquent des pièces obligatoires, les dossiers et les pièces en retard, les échéances prochaines ou dépassées, les urgences, les pièces obsolètes, et rappelle aux opérateurs les objets concernés et les actions à effectuer.

Traçabilité et Maîtrise des Données

La trace de chaque action effectuée sur les dossiers, les pièces, les comptes clients, les produits, etc, doit être/est enregistrée. Toutes les modifications effectuées sont conservés. Retrouver une donnée ou un événement passé, et corriger une erreur, s’effectuent en quelques secondes, permettant ainsi d’améliorer significativement la productivité et la satisfaction clients.

Gestion des Documents, des Données, des Objets

M-Files est d’une redoutable efficacité pour la gestion des dossiers, non seulement parce qu’ils offrent de puissantes fonctions pour la gestion et la maîtrise des documents, mais aussi parce qu’il permet de gérer vos clients particuliers et/ou professionnels, prospects, produits, services, etc. Par exemple, M-Files peut constituer votre base de données si vous n’en avez pas, ou bien se connecter dynamiquement à vos bases de données ou applications de gestion existantes. Quel que soit le cas de figure, vous disposez ainsi d’une plateforme intégrée, sans cloisonnement entre les applications d’une part, et entre les données d’autre part, pour une efficacité et une qualité optimales.

Plateforme à haute productivité – Portail Collaboratif

Certains logiciels de gestion documentaire offrent des avantages propres, permettant d’améliorer  les capacités collaboratives d’une entreprise. M-Files, par exemple, est disponible en interface intégrée à l’Explorateur de fichiers de Windows, ce qui lui confère une efficacité inédite et permet aux utilisateurs d’atteindre une productivité inégalée.
M-Files est également disponible en interface WebAccess pour la collaboration via un Portail Documentaire, Intranet ou Extranet, permettant ainsi de mettre les dossiers et pièces à la disposition d’un public visiteur, interne, externe ou nomade. M-Files dispose d’un WebPart pour SharePoint, pour apporter à ce dernier de riches fonctions de gestion documentaire.

Plateforme Multi-site et Multi-lingue

Chaque logiciel propose des options différentes. Ils peuvent être disponibles en installation sur Site, Cloud et Cloud Hybride. Ils peuvent proposer une plateforme permettant de répondre aux besoins de petites ou grandes structures ou même aux deux, et intervenir sur des environnements internationaux ou uniquement français.

La gestion de dossiers est étroitement imbriquée, d’une part avec les documents, et d’autre part avec les « données » gérées par votre organisation : clients, produits, services, etc. Une technologie permettant d’intégrer en toute simplicité ces informations au sein d’une même interface, et apportant l’efficacité redoutable de l’explorateur de fichiers, permettra à votre organisation d’atteindre un niveau de performance optimal.