Utiliser un logiciel de Gestion de Documents pour le contrôle qualité des sociétés de fabrication

Les entreprises manufacturières ayant des exigences de qualité très élevées sont confrontées à de nombreux obstacles pour atteindre leurs objectifs de qualité. Certaines sociétés déroulent leurs activités dans un cadre strictement réglementé (notamment celles produisant des appareils médicaux, par exemple) et doivent régulièrement se soumettre à des audits, tandis que d’autres doivent respecter des normes de qualités telles que les BPF et ISO9001.

Bon nombre d’entreprises manufacturières ont recours à un système de management de la qualité (SMQ) pour veiller à l’application des procédures de qualité et à l’exécution des contrôles appropriés. Certaines utilisent un logiciel spécialisé pour gérer le SMQ, tandis que d’autres optent pour des outils tels que Microsoft Excel, Word et Powerpoint.

Les systèmes spécialisés de management de la qualité, qui fournissent un ensemble d’outils permettant de contrôler les procédures de qualité, sont généralement utilisés par les entreprises dont le cadre de fonctionnement est très strict. Ils les aident notamment à satisfaire aux exigences en matière de conformité et à garantir le respect des procédures dans l’ensemble de leur structure. Cela implique généralement la diffusion de documents, tels que ceux relatifs aux procédures opérationnelles normalisées, avec lesquelles le personnel doit être familiarisé, la gestion des audits, des non-conformités et des risques, ainsi que le suivi de leur résolution.

De nombreux logiciels de gestion de documents et de gestion de contenu offrent un excellent point d’appui pour la gestion de la qualité, faisant ainsi office de système de management de la qualité (SMQ). Ils peuvent en effet faciliter la gestion maîtrisée des procédures opérationnelles normalisées et des consignes de travail, l’organisation et le suivi de la formation du personnel, la prise en charge des problèmes tels que les non-conformités, les risques ou les événements porteurs de risques, ainsi que les actions correctives et préventives.

Les SMQ ne conviennent pas à toutes les sociétés de MedDev. Toutefois, si votre entreprise répond aux critères suivants, il serait justifié d’envisager la mise en place d’un logiciel de gestion de documents ou d’un système de gestion de contenu pour vous aider à respecter les normes de qualité en toute efficacité :

1. Votre société doit effectuer le suivi précis des versions des documents en cours d’utilisation et de la date de leur utilisation. Ces documents peuvent être de nature variée, allant des procédures opérationnelles normalisées aux catalogues et autres supports marketing, en passant par les étiquettes de produits et les fiches techniques.
2. Votre société est tenue d’effectuer régulièrement des audits internes et d’en suivre les résultats, tout en contrôlant les mesures adoptées, sous la forme d’actions correctives et préventives, pour remédier aux problèmes, aux non-conformités et aux risques identifiés. Cette exigence s’applique particulièrement aux sociétés qui appartiennent à des secteurs fortement réglementés tels que l’industrie pharmaceutique, l’aérospatial ou l’alimentation.
3. Votre société doit régulièrement former son personnel aux nouvelles versions des documents qui voient le jour, et prouver que ses salariés ont bel et bien pris connaissance des nouveaux documents.

Bien évidemment, un logiciel de gestion de documents permet une meilleure maîtrise des versions des documents, tandis que la gestion des audits internes et des actions correctives et préventives adoptées peut être effectuée à l’aide d’une fonctionnalité de workflow automatisé inclue dans la plupart de ces logiciels.

Mais qu’en est-il de la formation ? Certains logiciels de gestion de documents présentent la formation sous la forme d’une matrice comportant les supports de formation (dont les différentes versions sont contrôlées) et le personnel devant être formé.

La sélection des supports à utiliser et du personnel à former se fait en fonction des règles de qualité du système et du rôle des membres du personnel. Prenons l’exemple d’un nouvel employé marketing qui doit être formé à l’image de marque. Le SMQ affecte alors une tâche de formation à ce nouveau salarié car celui-ci fait partie de l’équipe marketing et qu’il s’agit d’un nouveau venu dans l’entreprise. La tâche de formation inclue une date limite et le salarié doit attester l’avoir complétée (en utilisant généralement ses identifiants Windows).

Le SMQ se charge également de notifier le supérieur du salarié lorsque ce dernier a terminé sa formation ou si la date limite de celle-ci est dépassée. Outre la gestion et le suivi des acquis d’apprentissage, il peut être demandé aux utilisateurs de participer à des cours traitant plusieurs documents à la fois. Tout cela est bien évidemment suivi et simple à auditer. Le logiciel de gestion de documents fournira un aperçu clair des points sur lesquels le personnel a été formé, accompagnés de la date correspondante, ainsi que des éléments qu’il leur reste à voir.

Pour plus d’informations, veuillez consulter notre guide numérique sur l’utilisation de solutions de gestion de l’information pour une gestion efficace de la qualité et de la conformité.

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