Une Gestion d’Audit Performante grâce à la Gestion des Informations de l’Entreprise (EIM)

Publié le 27 septembre 2015 dans Advice par Chris Davidson

La gestion d’audit a une riche histoire. Le mot « audit » vient du latin « auditus » qui signifie « écouter ». Les audits, tels qu’on les connait aujourd’hui, ont commencé au début du 15ème siècle. L’audit avait pour objectif de passer en revue des comptes de façon formelle et était réalisé oralement, les populations de l’époque étant peu instruites. On imagine facilement un moine tonsuré, penché sur son livre de comptes, récitant ses calculs sur un ton anxieux à son abbé. Paradoxalement, bien que les audits du 15ème siècle ne disposaient ni de papier, ni de bases de données, de procédures ou d’actions préventives-correctives, ils demandaient certainement autant de préparation et de souci que l’exigent les processus qualité ou les réglementations actuelles.

S’étendant aujourd’hui bien au-delà des monastères et des bureaux des chambellans, les audits de notre époque sont omniprésents et sont utilisés dans tous types d’entreprises et de secteurs. En fait, les audits sont de plus en plus fréquents, en raison des réglementations et des exigences de conformité en perpétuelle évolution, en particulier dans les entreprises du domaine des sciences de la vie. Cependant, la conformité réglementaire n’est pas la seule raison pour laquelle les entreprises du domaine des sciences de la vie devraient investir des ressources dans les audits. Une gestion d’audit efficace peut également avoir un impact significatif sur la capacité d’une entreprise à produire un produit ou un service de qualité.

Gestion d’audit – Processus d’audit

Principalement, la « gestion d’audit », telle que l’entendent les entreprises, consiste en deux processus essentiellement humains. Ces processus sont « auditer » et « être audité ». Cette distinction est importante car les secteurs fortement réglementés sont sujets à la fois à des audits internes (auditer) et externes (audité). « Auditer » consiste à récolter des données et documents, faire des rapports et analyser les réponses. « Être audité » consiste à fournir à l’auditeur les données et documents demandés, ainsi que le process d’analyse et de résolution des problèmes incluant l’amélioration continue des activités. Ces deux processus nécessitent de la part des parties impliquées des entretiens, la récolte de données, la rédaction de rapports et le partage des observations.

Les audits se déroulent souvent ainsi :

  • L’auditeur se rend dans les locaux ; dans le cas d’un audit interne, l’audit démarre.
  • L’auditeur conduit des entretiens avec les collaborateurs ; il examine les procédures et vérifie qu’elles sont respectées.
  • L’entreprise fournit les documents, les vérifications de processus, les enregistrements, les actions réalisées.
  • L’auditeur détermine l’« écart » entre les activités que l’entreprise mène effectivement et celles documentées dans les procédures et autres directives et processus qualité.
  • L’entreprise reçoit alors un rapport d’audit ; elle doit alors prendre ensuite des mesures correctives et les documenter.

Même si, à la différence de notre moine, elles n’ont pas à réciter leurs activités, les entreprises auditées doivent accomplir une lourde charge de travail pour fournir à l’auditeur toutes les informations dont il a besoin. Les données et les documents sont souvent dispersés dans des systèmes différents, dans différents e-mails, formats et versions au sein de toute l’entreprise. L’auditeur est également chargé de passer au crible et d’analyser une grande quantité de documents (qu’ils existent ou non). Comme vous pouvez l’imaginer, un chaos s’ensuit souvent, et le résultat est un audit non satisfaisant. L’absence d’une stratégie formelle de gestion de l’information et d’un système pour la gestion d’audit.

Le grand bond en avant : la Gestion des Informations de l’Entreprise (EIM)

Les audits sont essentiels à la réussite d’une entreprise. L’audit doit être considéré comme un outil de gestion permettant de prouver objectivement que les processus sont efficacement appliqués, tracés, documentés, corrigés, adaptés. Ceci est crucial, et rentable.

De plus en plus d’entreprises investissent dans les technologies pour soutenir cet effort.  En fait, on peut affirmer sans se tromper que le plus grand changement dans l’audit au cours des siècles a été la convergence des technologies et des process d’audit. De nombreuses entreprises, en particulier dans le domaine des sciences de la vie, ont considérablement simplifié et amélioré leurs processus d’audit en mettant en œuvre une Gestion de l’Information d’Entreprise (EIM). Utiliser un système EIM peut permettre aux entreprises du domaine des sciences de la vie de disposer de dossiers, de documents et d’e-mails organisés et contrôlés, et tirer parti de ces contenus, processus, tâches et workflows également dans le cadre d’un audit.

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