GÉRER LES RECORDS

De nombreux documents et autres éléments d’information créés au cours des activités de l’entreprise prouvent l’existence de ces activités et doivent être conservés pour répondre aux exigences légales, se conformer aux normes de l’industrie et assurer la continuité des activités. Les accords, les procès-verbaux des réunions, les dossiers administratifs et juridiques, les politiques, les procédures et les guides en sont quelques exemples.

Le records management consiste à gérer un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la maintenance, de l’utilisation et de la mise à disposition des records, et comprend le processus de capture et de conservation des preuves et des informations sur les activités de l’entreprise et ses transactions.

En plus de fournir des fonctionnalités de gestion de document telles que l’amélioration de la recherche, de l’organisation et de l’automatisation de workflow, certains systèmes offrent également des capacités de records management, notamment une gestion du cycle de vie complet des documents, avec capture et classification des enregistrements, application des périodes de conservation des dossiers, e-discovery, gestion de la destruction des documents, traçabilité et pistes d’audit.