INDEXATION DE DOCUMENTS, CLASSIFICATION, RECHERCHE ET ORGANISATION DU CONTENU
INDEXATION DE DOCUMENTS ET CLASSIFICATION
L’indexation est une procédure consistant à associer ou à marquer des documents ou d’autres contenus avec des informations permettant par la suite de rechercher et récupérer ces documents. Certaines solutions de gestion de documents indexent uniquement le nom de fichier d’un document, alors que d’autres indexent le contenu complet ainsi que les métadonnée, telles que celles qui indiquent qui a créé le document et quand. Des solutions plus avancées permettent aux utilisateurs d’ajouter des métadonnées. Les solutions encore plus flexibles autorisent la personnalisation des attributs de métadonnées en fonction de la typologie du document.
L’indexation est également importante pour déterminer le classement des résultats de recherche. Par exemple, il est logique de classer un document sur lequel un utilisateur a récemment travaillé plus haut que celui sur lequel un autre utilisateur a travaillé, ou peut-être celui qui été exploité par ce même utilisateur mais il y a trois semaines. Le classement peut également être influencé par la proximité de deux mots-clés de recherche dans le document, celle-ci optimisant alors la position du classement à mesure que les mots-clés sont plus proches l’un de l’autre. Nous recommandons aux entreprises qui doivent gérer de gros volumes de documents d’opter pour des solutions dotées de puissantes fonctionnalités de recherche, et où l’indexation peut également être configurée pour mieux répondre aux besoins.
De nombreuses solutions facilitent la classification du contenu, par exemple en tant que factures, notes de service, propositions, images, design, etc. Des solutions optimisées donnent aux utilisateurs le moyen de personnaliser pleinement cette classification tandis que les offres les plus avancées exploitent l’intelligence artificielle pour reconnaître automatiquement le type contenu et automatiser entièrement la classification.
RECHERCHE DE DOCUMENTS
Une recherche peut fournir des résultats en se basant uniquement sur le contenu d’un document mais aussi donner aux utilisateurs la possibilité d’explorer les métadonnées des documents. Les solutions avancées offrent une combinaison des deux et permettent le filtrage des résultats en configurant des paramètres. Plus il y a de documents et de contenu, plus les fonctionnalités d’indexation et de recherche des solutions sont essentielles : si, par exemple, la requête d’une facture produit 300 résultats similaires, des capacités de recherche nettement plus puissantes sont alors nécessaires. Certaines solutions offrent une recherche qui couvre de multiples référentiels intégrés, et pas seulement le référentiel du système de gestion documentaire lui-même. Elles renvoient, par exemple, des résultats qui incluent des contenus stockés dans des fichiers réseau, d’autres systèmes de gestion de documents, des solutions ERP, CRM et de stockage dans le cloud telles que DropBox, OneDrive et Google Drive
ORGANISATION ET PRÉSENTATION DU DOCUMENT
Lorsqu’on examine la façon dont ils stockent et organisent le contenu, les systèmes de gestion de documents peuvent être classés en deux groupes distincts : les systèmes de gestion de documents traditionnels qui s’appuient sur une structure de dossiers hiérarchique, et les systèmes modernes qui tirent parti des métadonnées.
Une approche fondée sur les métadonnées n’utilise pas de dossiers pour organiser le contenu. Au lieu de cela, les documents sont étiquetés avec des valeurs de métadonnées telles que « classe de document », « date de création », « utilisateur », « client », « projet », « fournisseur », « mots-clés », « description », etc. La structure des métadonnées est entièrement personnalisable tandis que les attributs de métadonnées utilisés varient généralement en fonction de la classe de document. Comme les documents sont décrits plus en détail avec cette approche, il n’est pas nécessaire de les stocker dans un emplacement de dossier spécifique.
L’approche traditionnelle exige pour sa part que l’utilisateur choisisse un emplacement spécifique pour le document, et c’est là l’un des défauts de conception des anciens systèmes de gestion de documents. Fondamentalement, un document ne peut exister que dans un seul endroit, alors qu’on cherche souvent à le mettre à disposition dans plusieurs emplacements. Avec l’approche traditionnelle de dossiers hiérarchiques, cela ne peut être réalisé qu’en faisant une copie du document, ce qui entraine un conflit immédiat dès lors que deux versions du même document coexistent.
En comparaison de l’approche hiérarchique et statique des systèmes traditionnels, les solutions axées sur les métadonnées exploitent une méthode dynamique pour organiser le contenu. Cela signifie qu’un document peut être disponible dans plusieurs endroits à la fois sans nécessiter la création de copies. Par exemple, la facture 334 peut apparaître dans une vue « factures par client », qui organise les factures dans une hiérarchie client / année / facture. La même facture 334 peut également apparaître dans une hiérarchie année / projet / facture. Avec les outils basés sur les métadonnées, ces hiérarchies ou « vues » sont dynamiques et peuvent être créées par chaque utilisateur individuellement afin que la présentation et l’organisation du contenu correspondent à leurs besoins spécifiques.
En réponse aux systèmes basés sur les métadonnées, les fournisseurs de systèmes traditionnels ont commencé à ajouter des fonctionnalités de métadonnées à leurs offres, mais en raison de l’architecture de leurs systèmes dont le cœur est fondé sur une structure de dossiers, les capacités dynamiques restent limitées.