Systèmes de gestion de l’information : pourquoi migrer vers le cloud et le SaaS ?

Le marché de la gestion de l’information est en pleine mutation. Anciennement connu sous le nom de gestion de contenu d’entreprise (ECM), ce secteur a pris bien plus de temps pour migrer vers le cloud que les systèmes de gestion de la relation client (CRM), Salesforce CRM faisant figure de pionnier dans ce domaine. Il y a seulement trois à quatre ans, des analystes de premier plan estimaient que moins de 20 % des nouveaux systèmes de notre secteur étaient mis en œuvre dans le cloud.
Il existe de nombreuses raisons expliquant la lente adoption du cloud dans le secteur de l’ECM, notamment les problèmes de confidentialité des données client, de performances et de coûts. Néanmoins, les mentalités évoluent rapidement. Selon une récente étude de l’AIIM intitulée The State of Intelligent Information Management, plus de 80 % des professionnels de la gestion de l’information envisagent d’opter pour des solutions au moins partiellement hébergées dans le cloud. Ce changement d’attitude du secteur de la gestion de l’information vis-à-vis du cloud a été remarquable au cours des trois dernières années. Les clients commencent à faire davantage confiance aux fournisseurs de cloud, dont l’offre repose désormais aussi bien sur le cloud que sur les infrastructures sur site. Les fournisseurs ont en effet délaissé le « cloud only » pour le « cloud first », et le futur de la gestion de l’information devrait reposer sur les solutions hybrides, plutôt que sur l’utilisation provisoire de systèmes sur site avant le transfert des données vers le cloud.
Source : AIIM – The State of Intelligent Information Management

La digitalisation des business amène de nouvelles approches en management de l’information 

Selon l’étude de l’AIIM, 81 % des entreprises accordent une grande importance à la transformation numérique. Cependant, les systèmes ECM traditionnels ne suffisent plus pour répondre aux besoins des entreprises digitales. Comme l’explique John Mancini, ambassadeur principal de l’AIIM : « Avec des informations de plus en plus désordonnées et confuses, il est nécessaire de mettre en place de nouvelles pratiques de gestion qui vont au-delà de l’ECM classique. »
D’autre part, pour 70 % des organisations, le modèle monolithique de l’ECM a été remplacé par des fonctionnalités choisies en fonction des besoins (c’est-à-dire des services de gestion de contenu).
Une approche axée sur des services de contenu offre une architecture de gestion moderne et intelligente de l’information. Se présentant sous différentes formes, les contenus sont stockés et utilisés dans divers systèmes et référentiels. En outre, la grande majorité des informations d’une entreprise se trouvent généralement en dehors de son système de gestion de contenu.
Une gestion intelligente de l’information ne repose plus sur une solution ECM monolithique unique, mais sur des services intégrés via des API. Toutes ces couches sont unifiées, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder au contenu quel que soit le système ou le référentiel dans lequel il est stocké.
Grâce à cette couche unifiée, les utilisateurs peuvent interagir avec les contenus via les métadonnées, qui donnent un contexte et de la valeur ajoutée aux informations. Cela facilite l’exploitation des données et l’identification d’informations importantes parmi une masse de dark data.

Collaboration & mobilité versus contrôle & conformité

Les technologies cloud offrent clairement des avantages, mais elles ne sont pas forcément le meilleur choix en matière de contrôle et de conformité. Ces aspects constituent souvent des priorités pour les entreprises, en particulier avec les exigences réglementaires croissantes d’aujourd’hui. D’un autre côté, les employés ont besoin d’une solution conviviale, intuitive et flexible leur permettant de travailler en dehors des horaires de travail ou de l’entreprise. Si l’organisation ne met pas à la disposition de ses salariés des outils adaptés à leurs besoins, le personnel développera ses propres méthodes de travail.

Afin d’améliorer le taux d’adoption utilisateur, il est essentiel de proposer des solutions attrayantes, simples d’utilisation, automatiquement mises à jour, faciles à intégrer et compatibles avec les appareils mobiles.
Les solutions hybrides sont idéales, car elles allient contrôle, conformité et gestion des dossiers existants sur site, tout en offrant l’expérience utilisateur flexible dont les employés ont besoin dans leur travail quotidien grâce aux applications cloud. Une infrastructure hybride élimine également la nécessité d’une migration des données – les entreprises peuvent ainsi conserver les contenus existants à leur emplacement actuel.

Flexibilité et collaboration facile

Les services cloud présentent différents avantages. Par exemple, ils offrent une excellente opportunité de travail mobile et permettent aux entreprises de proposer à leurs employés des méthodes de travail plus flexibles, sans impact négatif sur la productivité. Cette dernière est renforcée par la collaboration via des services partagés, qui favorisent les interactions entre les équipes grâce au partage d’outils et de documents.
Lightsource BP, leader mondial du financement, du développement et de l’exploitation à long terme de projets photovoltaïques (PV), témoigne des avantages d’une collaboration facilitée : « Avec M Files, nous pouvons désormais partager les documents avec des tiers via un portail sécurisé. Cela nous permet non seulement de travailler plus efficacement, mais aussi d’avoir une meilleure visibilité et de garder le contrôle sur les flux entrants et sortants d’informations importantes, ce qui est essentiel en cas d’audit », déclare Stuart McBride, responsable du support informatique chez Lightsource BP. Pour en savoir plus, consultez l’étude de cas Lightsource BP.

Améliorer la productivité et la securité dans l’entreprise

Le cloud offre également une élasticité accrue par rapport aux environnements de serveurs virtualisés pour les charges de travail nécessitant des ressources système considérables. Par exemple, certains services d’intelligence artificielle, tels que les API de vision par ordinateur, requièrent un niveau de capacités trop coûteux à maintenir sur site. Avec des services cloud multi-tenants, les fournisseurs sont en mesure de proposer des ressources de calcul hyperévolutives à la demande et à un prix raisonnable.
Le modèle SaaS est également plus flexible d’un point de vue de licence. Il vous suffit de vous abonner aux services dont vous avez besoin pour commencer à utiliser les logiciels avec un délai de mise en service minimal. En outre, le personnel informatique devra consacrer moins de temps aux mises à jour du serveur et/ou des logiciels, de nombreuses solutions cloud proposant des mises à jour automatiques.
Si certains éditeurs évitent les solutions cloud en raison des risques liés à la confidentialité et à la sécurité des données, il faut noter que les principaux fournisseurs de cloud assurent une sécurité de niveau professionnel (ou supérieur), même pour les solutions utilisées à l’échelle d’un service. Les centres de données bénéficient souvent d’une redondance élevée, avec une alimentation par plusieurs réseaux électriques, et les données sont géorépliquées et chiffrées. Il est en général impossible pour les entreprises d’atteindre le même niveau de redondance au niveau de leurs salles de serveurs ou centres de données locaux. La plupart des fournisseurs de cloud offrent également la possibilité de choisir le lieu géographique du stockage de données.

Les nouvelles technologies élargissent le marché de la gestion d’information

Avec le développement de nouvelles technologies et offres destinées aux clients de taille modeste, les solutions ECM gagnent du terrain auprès des petites et moyennes entreprises.
La réduction des coûts, la rapidité d’adoption et la transformation des processus métier sont des facteurs qui incitent les petites entreprises à opter pour des solutions de gestion de l’information. En revanche, la perte de contrôle, la sécurité des données et l’intégration à l’architecture existante sont susceptibles de ralentir la transition vers les services cloud. Cependant, les entreprises de petite taille ont généralement une architecture existante moins importante à gérer, moins de ressources internes à suivre et maintenir, et la capacité d’acquérir rapidement de l’expertise en sécurité des données. L’adoption de solutions cloud et hybrides est donc une décision relativement facile à prendre. En particulier, les solutions hybrides aident les petites entreprises à résoudre la plupart des problèmes mentionnés : elles leur offrent davantage de contrôle le cas échéant, tout en améliorant la collaboration et facilitant l’accès aux contenus qui doivent être examinés pour des raisons de sécurité.