Transformation numérique et gestion intelligente de l’information : 10 choses à savoir

Publié dans « Conseils » par John Mancini J’ai récemment publié un eBook intitulé « The State of Intelligent Information Management – Getting Ahead of the Digital Transformation Curve » (« Gestion intelligente de l’information : prendre une longueur d’avance sur la transformation numérique »). Il se penche sur la façon dont les organisations perçoivent l’expression « gestion intelligente de l’information » (IIM) ainsi que le lien entre IIM et transformation numérique et sur leurs progrès en matière de transformation numérique. Voici 10 choses à savoir pour cerner les défis majeurs auxquels font face les organisations et comprendre pourquoi les anciennes approches de gestion de contenu et de l’information ne fonctionnent plus.

Transformation numérique Chaque organisation a pris — ou devrait avoir pris — le virage de la transformation numérique. Au cœur de cette approche, la compréhension, l’anticipation et la redéfinition de l’expérience client, en interne comme en externe.

Plus de 53 % des organisations risquent d’être confrontées à un bouleversement majeur de leur modèle économique.
81 % des entreprises pensent que la transformation numérique est importante OU très importante pour leur organisation.
Alors que nous serons en 2020 dans moins de 10 mois, moins de 20 % des organisations sont proches de leur objectif de transformation, qui consiste à « comprendre, anticiper et redéfinir l’expérience client, en interne comme en externe ». Efficacité de la transformation numérique Le chaos informationnel met en péril l’efficacité de la transformation numérique.
Malgré des améliorations majeures des fonctionnalités de gestion de l’information au cours des 10 dernières années, les organisations peinent à suivre le rythme des nouveaux défis liés au « Big Content ».
Le nombre moyen de systèmes de contenu utilisés continue d’augmenter ; il a progressé de près de 30 % au cours des 5 dernières années.
Si la plupart des organisations continuent d’employer de plus en plus de systèmes de contenu, une proportion croissante des contenus critiques (54 %) reste EN DEHORS de ces systèmes de gestion de contenu. Nécessité de trouver de nouvelles pratiques de gestion de l’information Face au chaos informationnel, il est aujourd’hui nécessaire de trouver de nouvelles pratiques de gestion de l’information qui vont au-delà de l’ECM classique.
En seulement trois ans, nous avons passé le « point de bascule » du Cloud. Pour 8 organisations sur 10, les capacités Cloud font désormais partie intégrante de la solution. Même les entreprises qui ont d’abord abordé le sujet avec scepticisme sont aujourd’hui convaincues.
Pour 70 % des organisations, le modèle monolithique de l’ère de l’ECM ne permet plus de répondre aux besoins de contenu. Aujourd’hui, on constate une volonté de « consommer les services de contenu à la demande ».
92 % des organisations pensent que quelque chose doit changer et qu’elles doivent moderniser leur stratégie de gestion de l’information.
Les modèles de tarification et d’achat changent énormément : aujourd’hui, on délaisse les dépenses d’investissement au profit des coûts d’exploitation, 57 % des entreprises préférant les modèles d’abonnement.

+ 3 éléments clés supplémentaires

Dans ce contexte, j’ai pensé que je pourrais aussi ajouter trois éléments que je n’ai pas mentionnés dans « State of Intelligent Information Management – Getting Ahead of the Digital Transformation Curve ». Ils soulignent que les entreprises à la traîne risquent d’accuser un retard encore plus important, à mesure que le rythme de la disruption numérique s’accélère. Dans le questionnaire, nous avons demandé aux organisations d’évaluer leurs performances globales par rapport à d’autres organisations du même marché ou du même secteur. 66 % des organisations les moins performantes pensent devoir affronter un bouleversement majeur de leur modèle économique au cours des deux prochaines années, mais ne savent pas comment s’attaquer au problème.

Les organisations les moins performantes SAVENT qu’elles ont un problème.
Pourtant, elles sont trois fois plus susceptibles d’être en retard en matière de transformation numérique (moins de 25 % sont proches de leur objectif à l’horizon 2020) que les organisations de premier plan.
Les informations non gérées sont au cœur du problème de transformation auquel font face les organisations à la traîne.

ORGANISATIONS DE PREMIER PLAN vs ORGANISATIONS À LA TRAÎNE décrivent ces éléments comme « chaotiques » ou « non gérés » Documents numérisés 19 % vs 70 % Documents Office (Word, Excel, etc.) 31 % vs 68 % E-mails 30 % vs 61 % Fichiers de conception et actifs de propriété intellectuelle 27 % vs 61 % Aujourd’hui, l’utilisation du contenu et de l’information par les organisations va bien au-delà des définitions traditionnelles. Nous avons besoin d’un nouveau cadre pour réfléchir aux pratiques et méthodologies de gestion de l’information essentielles à la transformation numérique et à la redéfinition des expériences clients, employés et partenaires. Nous avons besoin d’une nouvelle approche pour évoquer ce que les organisations font avec le contenu et l’information et comment elles le font. Cette nouvelle approche, c’est la « gestion intelligente de l’information ».