Collaboration interne et externe
Collaboration connectée
Le volet collaboratif est devenu un facteur déterminant dans l’adoption ou le rejet d’une solution de gestion documentaire. Les utilisateurs, désormais ultra connectés et bien informés des possibilités de partage de fichiers, ont accès à une collaboration plus simple grâce à un accès unique aux documents, peu importe où ils se trouvent. En effet, le partage de contenus par le biais d’outils grand public accessibles en ligne fait peser un risque important sur la sécurité et la confidentialité des données de l’entreprise. Lors de l’évaluation des fonctions collaboratives d’une solution de gestion documentaire, il est important d’examiner les points concernant le partage, la co-création et l’annotation de contenu, sans oublier de mesurer la qualité de l’expérience utilisateur.
Une contribution interne et externe
Le partage de documents avec des collègues et des partenaires externes doit pouvoir se faire sans avoir besoin de réaliser des copies d’un document. Il doit être possible de travailler en externe sur un seul et même document. Et ce, tout en respectant la politique de sécurité de l’organisation. Ce qui revient à paramétrer finement les droits d’accès et leur date d’extinction, et de choisir les possibilités d’action (lecture, modification, annotation seule, impression, etc.) offertes aux utilisateurs externes sur les documents. Le partage de contenus en externe peut aussi être facilité et automatisé grâce à la configuration de workflows.
Collaborer, éditer et gérer efficacement les documents
La cocréation de documents permet à plusieurs intervenants, qu’il s’agisse de collègues internes ou de partenaires externes, de travailler et de modifier simultanément un même document sans en faire de copies. Cela évite d’avoir des doublons, et de fusionner des versions d’un document spécifique en une seule. Il convient dès lors de partager un lien vers le contenu concerné, afin que les destinataires puissent effectuer les tâches qui leur ont été attribuées. Cependant, il se peut que ces utilisateurs veuillent uniquement mettre en évidence certaines parties d’un document, demander ou proposer des modifications, mais sans réaliser de changement direct sur le texte. Pour cela, ils ont à leur disposition une fonction d’annotation des documents qui permet d’ajouter des commentaires au texte ou de proposer des modifications sans changer le texte directement.
