Trois choses à savoir absolument sur les systèmes de management de la qualité

La réussite (ou l’échec) d’un fabricant dépend de sa capacité à fabriquer des produits de qualité. Les entreprises soumises à des exigences strictes en matière de qualité des produits sont confrontées à de nombreux défis : conformité aux normes de qualité (telles que la norme ISO 9001 et les bonnes pratiques de fabrication), environnements très réglementés et audits fréquents.

Afin de gérer de manière efficace les processus, informations et autres éléments complexes liés à la fabrication de produits soumis à des exigences en matière de qualité et de conformité réglementaire, de nombreuses entreprises utilisent un système de management de la qualité (QMS) pour mettre en place un certain nombre de processus, ressources et contrôles qualité.

Parmi nos clients, ce sont surtout ceux qui évoluent dans des secteurs très réglementés qui ont recours à des systèmes de management de la qualité pour répondre aux exigences réglementaires et s’assurer que les processus qualité sont respectés dans toute l’entreprise.  Les solutions QMS consistent en des outils de contrôle des processus qualité qui vont de la publication de documents et de la formation des employés à la gestion des audits, des anomalies et des risques, en passant par le suivi de la résolution des problèmes et/ou des risques.

Chef de produit senior Conformité chez M-Files, j’aide de nombreux clients à améliorer leurs systèmes et processus de qualité. Voici les trois questions que je rencontre le plus souvent lors des premiers échanges avec un client :

1. Qui a besoin d’une solution QMS ? Trois types d’entreprises tirent le plus de profit d’une solution QMS. Tout d’abord, les sociétés qui souhaitent contrôler précisément les versions de documents utilisées et les moments où elles sont utilisées, ces documents pouvant être des supports de marketing et de formation, des procédures opératoires normalisées ou encore des fiches techniques. Ensuite, les organisations qui doivent réaliser ou suivre des audits et des actions correctives et préventives et gérer les anomalies et les risques, le plus souvent dans des secteurs très réglementés tels que les sciences de la vie. Enfin, les entreprises qui ont besoin de définir facilement des groupes d’employés devant être formés sur les nouvelles versions de documents ou en être informés.
2. Comment cela se passe-t-il pour les formations ? Nous assimilons la formation à une matrice  composée des supports de formation (c’est-à-dire les documents) et des individus qui doivent être formés. Les règles de qualité de l’entreprise déterminent les employés à former pour chaque type de documents. Par exemple, un employé du service marketing doit être formé sur la stratégie de marque de la société. M-Files s’assure que les documents de formation appropriés sont attribués à l’employé en question. Une fois la formation terminée, celui-ci la valide et son responsable reçoit alors une notification, le tout avec une traçabilité complète. M-Files permet de vérifier facilement les formations reçues, non reçues et restantes de chaque membre du personnel.
3. Comment les formations sont-elles gérées dans M-Files ? M-Files QMS offre des fonctionnalités de formation robustes et faciles à configurer. Les utilisateurs peuvent non seulement gérer et suivre leurs besoins de formation, mais aussi être formés sur plusieurs documents à la fois. En outre, M-Files peut également gérer et suivre la formation d’individus n’ayant pas accès au système, en demandant au formateur d’attester de la présence de ces personnes à des réunions ou à des séminaires où les documents ont été abordés.

J’espère vous avoir éclairé sur certains concepts de M-Files QMS. Pour en savoir plus, consultez notre livre blanc « Tirer Parti de la Gestion de l’Information pour Améliorer les Systèmes de Qualité et la Conformité ».