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PORTAIL DOCUMENTAIRE

Les documents peuvent représenter plus de 75% de l’information possédée par une organisation ou un département, et dans certains cas, représentent sa valeur ajoutée, par exemple la fonction commerciale, la fonction marketing, le bureau d’études, les équipes projet. Partager et échanger cette information est crucial pour permettre aux collaborateurs et partenaires d’assurer leur activité et leurs missions dans les meilleures conditions.

Dans ce type de contexte, le portail documentaire est la plateforme universelle d’échange entre les différents acteurs d’une chaine de valeur ajoutée, quel que soient les acteurs, où qu’ils se trouvent, quels que soient leur outils de travail, leur contexte, leur langue, leur organisation, leur contraintes. Chacune trouve l’information juste dont il a besoin et à laquelle il a droit, à jour, exacte, unique. En fonction de son rôle, chacun peut contribuer à enrichir et mettre l’information à la disposition de l’organisation, pour une plus grande efficacité globale.

Voici une déclinaison de fonctions de GED permettant de répondre aux problématiques de portail documentaire. Les captures d’écran ont été prises à partir du logiciel DMS M-Files.

partage documents

Partage des documents

Le portail documentaire se révèle précieux – en interne et en externe à l’organisation – pour mettre à la disposition de tous, selon sa fonction, ses besoins et son habilitation, l’information sous forme documentaire, à jour, juste, unique. En constituant le référentiel unique et centralisé des documents de l’organisation, en mettant à leur disposition l’information dont ils ont besoins, le portail documentaire contribue à rendre les collaborateurs plus efficaces, et à leur faire gagner temps et confort de travail. Les commerciaux disposent des tarifs et brochures produits à jour, et les opérateurs disposent exactement des procédures applicables. En constituant le référentiel documentaire unique et centralisé, tous les collaborateurs impliqués dans des processus et des projets partagent la même information, à jour, fiable, accessible. L’information est accessible en interne comme en externe, par exemple dans le cadre de projets impliquant client, partenaires, sous-traitants, y compris dans un environnement multi-site et international.

Collaboration

Travail Collaboratif

En constituant le référentiel unique, centralisé et partagé des documents, le portail collaboratif permet de maitriser les documents, et de les impliquer dans les processus de l’organisation, par exemple lorsqu’il s’agit de produire, modifier, vérifier, valider, diffuser ou archives les documents. Le portail documentaire se révèle précieux pour faciliter le partage des documents et accélérer leur traitement. Chaque acteur peut aisément consulter les documents et la trace de leur traitement, par exemple le traitement d’une procédure, sa mise à jour, sa validation, son refus, ainsi que les raisons d’une anomalie ou les motifs d’un rejet. Le traitement de l’information est accélérée et facilité y compris dans un environnement où les collaborateurs sont sur différents sites, voire de nationalités différentes.

universalité

Universalité et Versatilité

Les applications de portail documentaire sont nombreuses et variées, par exemple pour constituer la plateforme collaborative interne à une organisation ou pour un projet, ou bien pour publier des documents à un public privé, de clients, de partenaires… Idéalement, les technologies du portail documentaire doivent lui permettre de répondre à différentes types de besoins et de contexte, et doivent lui permettre de s’interfacer avec d’autres technologies afin de coopérer avec d’autres systèmes et d’autres environnements, par exemple s’intégrer avec le portail collaboratif Microsoft SharePoint afin d’apporter à l’intranet de l’entreprise des fonctions avancées de gestion documentaire.

mobile

Mobilité

Idéalement, et dans le cadre d’un usage en environnement opérationnel dans une entreprise, le portail documentaire doit permettre d’accéder à l’information y compris dans des conditions d’accès difficiles ou particulières, par exemple depuis un site offshore ou ayant une bande passante restreinte, depuis une tablette, un mobile, un ordinateur portable, y compris si ce dernier est déconnecté de tout réseau (poste nomade).

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