Avantages et Bénéfices de la GED et de l’ECM

Quels sont les avantages et bénéfices d’une GED ou d’un ECM ? En permettant aux organisations de mieux maîtriser leur information en général, et leurs documents en particulier, la Gestion Electronique de Documents apporte des bénéfices significatifs en termes de qualité, de productivité, de délais. Les documents sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, au bon moment et en tout lieu. Grâce à une circulation immédiate, les processus et le travail collaboratif sont optimisés dans des proportions considérables. Les utilisateurs ne perdent plus de temps à retrouver les documents, à les diffuser, à vérifier qu’ils ont bien été validés et qu’ils disposent de la dernière version. Le Retour sur Investissement (ROI) d’un projet de GED bien mené et judicieusement ciblé se compte en semaines.

Les attentes et les bénéfices varient d’une organisation à l’autre selon leur secteur d’activité, leur contexte, leurs objectifs, leurs enjeux.

Secteurs d’activité : Dans certains domaines, le document représente la valeur ajoutée de l’activité. Par exemple, les bureaux d’étude et services d’ingénierie produisent des plans, notes de calcul, et autres documents techniques. Il s’agit de leur cœur de métier. Un manque de maîtrise des délais, des coûts, de la qualité des documents revient à une performance globale dégradée. Dans d’autres domaines comme la maintenance ou la construction et le BTP, le document est un outil de travail essentiel. Une erreur de version ou une confusion peut avoir des conséquences désastreuses. Enfin, dans toutes les organisations, les processus « support » tels que l’administratif, la comptabilité, la gestion, s’appuient sur des données et des documents pour stocker et transmettre l’information utile. La maîtrise des documents permet la réduction des coûts et l’amélioration de la performance.

Avantages de la GED :

Référentiel documentaire unique : chaque document existe en un seul exemplaire, officiel. Il n’y a plus de doublons.
Accès protégé et rapide : les documents sont protégés contre les accès non autorisés; ils sont aisément accessibles grâce à des fonctions de recherche et de navigation.
Protection des documents : les documents sont protégés contre la perte, contre les accidents et malveillances.
Contrôle d’accès : l’accès aux documents et leur modification sont contrôlés et sont enregistrés dans une journal d’activité (trace ou log).
Unicité des documents : plus de doublons ou triplons du même document, donc plus de confusion possible.
Gestion des versions : les versions d’un document sont enregistrées et permettent ainsi d’avoir une parfaite de l’historique des modifications.
Journal d’activité : tous les événements et actions sont enregistrés dans un journal, offrant un ainsi un audit d’activité pour la qualité.
Standardisation : le nommage et le classement des documents peuvent être automatisés et satisfaire une charte ou un standard, accroissant ainsi la lisibilité des informations et leur exploitabilité.
Informations fiables et à jour : du fait de l’unicité des données et de la garantie de toujours disposer de la dernière version à jour ou applicable.

Bénéfices de la GED :

Amélioration de la Qualité et réduction des non conformités grâce à une meilleure maîtrise de l’information, des processus documentaire et des processus connexes, et à la réduction des moyens consacrés à l’assurance qualité. Pour en savoir plus…
Réduction du Coûts de la Qualité grâce à des automatismes et une focalisation des collaborateurs sur leur tâches à valeur ajoutée.
Mise sur le Marché accélérée des produits et des services (Time to Market) en facilitant le travail collaboratif et en permettant de maîtriser avec précision le cycle de vie de l’information.
Réduction des Coûts grâce à l’automatisation des tâches sans valeur ajoutée et à la réduction des erreurs.
Réduction des Délais grâce à un traitement et une circulation accélérés des informations, en interne comme avec l’extérieur; les documents et leur validation peuvent être transmis instantanément partout dans le monde, y compris sur un périphérique mobile.
Conformité aux Réglementations et Certification aux Normes facilitées et accélérées grâce à des outils et fonctions de gestion des documents et des données conçus spécifiquement.