GESTION DES DOCUMENTS POUR LA DIRECTION JURIDIQUE

La Direction Juridique des entreprises doit gérer de nombreux documents et données sensibles, souvent éparpillés dans diverses applications, serveurs, fichiers, tableaux, ordinateurs, unités, ce qui engendre généralement des risques d’erreur, de délais, de surcharge de travail. La consolidation et la maîtrise de ces données est essentielle à la bonne marche des sociétés.

Le logiciel de GED et ECM M-Files pour le Juridique apporte aux entreprises des outils simples et efficaces pour la gestion centralisée, sécurisée et standardisée des contrats, des dossiers, des litiges, des baux, des locations, des projets, et de manière générale, pour la gestion de toutes les données et tous les documents que le département juridique doit produire, enregistrer, gérer, valider, diffuser, en collaboration avec les départements et entités de la société, et avec les tiers.

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Gestion des Informations Juridiques

Les documents et les données juridiques, administratifs et financiers sont stockés au sein d’un système unique, standard, central et protégé, pour une gestion plus simple et plus efficace. Les documents et les données sont toujours à jour, accessibles à tout moment et depuis tout endroit par les organisations et les personnes autorisées, y compris depuis l’extérieur, dans un environnement multi-site et multi-lingue.
Le classement des données est dynamique et configurable à volonté, selon vos fonctions, votre métier, le contexte, l’organisation, les processus, les habitudes : classement par année, par pays, par type de document, par projet, par unité, etc…

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Rédaction et Gestion des Contrats

M-Files pour le Juridique simplifie et sécurise la production et la gestion du cycle de vie des contrats. L’usage de modèles simplifie, accélère, sécurise et normalise la production des documents. Les fonctions de workflow facilitent et accélèrent le travail collaboratif pour la rédaction, la vérification et la validation des contrats, y compris avec des intervenants externes lorsque ceux-ci corrigent, valident ou signent les documents. Les délais sont respectés grâce aux alertes automatiques. L’historique des modifications est enregistré et chaque version de document est unique. La comparaison des versions permet de repérer facilement les modifications, y compris une modification mineure dans un document de plusieurs centaines de pages. En fin de vie, les dossiers sont automatiquement convertis au format pérenne PDF/A-1b (normalisé par l’ISO 19005) et archivés.

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Gestion des Affaires Juridiques

Les affaires juridiques sont enregistrées dans la base centrale. Toutes les pièces de dossier peuvent également être enregistrées dans la base et affectées aux dossiers, afin de permettre aux contributeurs d’y accéder, des les compléter, les corriger, les valider depuis n’importe quel lieu et à tout moment. La sécurité est stricte et seules les personnes dûment habilitée ont accès aux dossiers. Le workflow permet de surveiller les échéances, et les notifications alertent en cas d’échéance proche ou bien en cas d’événement, par exemple la mise à jour d’un dossier. Un DataRoom permet aux intervenants externes d’accéder aux données en toute confidentialité. L’outil de supervision permet le suivi d’ensemble de tous les dossiers.

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Gestion des Entités Juridiques

M-Files pour le Juridique permet de gérer aussi bien des structures simples que des organigrammes complexes, comme par exemple un groupe de sociétés dans un environnement international, y compris les services, départements, unités transversales et horizontales. M-Files pour le Juridique permet la gestion des organisations et des personnes – internes et externes – et assure une gestion rigoureuse des autorisations d’accès aux données et aux documents, quel que soit le schéma organisationnel. L’application des autorisations est automatique et imbriquée. Par exemple, un contrat peut être visible à la fois et uniquement par la Direction Juridique, par le responsable juridique du site concerné, par le responsable de la fonction concernée, et par les supérieurs hiérarchiques. Les autorisations sont attribuées automatiquement en fonction de QUOI il s’agit (contrat, site, responsable, …).

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Gestion des Dossiers et Projets – DataRoom

M-Files pour le Juridique simplifie et sécurise la gestion des projets et dossiers juridiques, quelle que soit leur nature. Les dossiers et leurs pièces sont enregistrés dans une base centralisée et protégée, accessible aux seules personnes autorisées, depuis n’importe quel endroit y compris depuis l’extérieur. Les autorisations sont automatiquement appliquées en fonction de QUOI il s’agit (affaire, dossier, validation, client, produit, …). Projets et dossiers peuvent être liés dynamiquement avec d’autres applications de gestion comme un ERP ou un CRM, par exemple si elles impliquent un produit, un client ou un fournisseur. Les outils collaboratifs permettent aux acteurs de projet – internes et externes – de consulter, valider et déposer les documents. Les documents peuvent être publiés de manière confidentielle au sein de DataRoom sur un portail documentaire Extranet, dans des Espaces Projet réservés à des groupes d’utilisateurs autorisés, de manière protégée contre la copie et le téléchargement.

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Gestion des Baux

Les baux sont enregistrés dans la base centrale et protégée, ainsi que tous les documents – formalités, contrats, statuts, informations diverses – et les données – montants, locataire, dates, budgets, loyers. Des alertes sont émises en cas d’échéance proche, de formalité à accomplir, ou encore d’une pièce de dossier obsolète. Les fonctions de workflow facilitent la collaboration avec les autres départements et unités, y compris et surtout dans un environnement multi-site, international et multi-lingue. Les données peuvent être gérées au sein de la base, ou bien être synchronisées avec les applications de gestion existantes : Gestion immobilière, SIG, ERP…

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Reporting et Consolidation

L’accès à une base centrale multi-site et multi-lingue, ainsi que les fonctions de workflow, facilitent le travail collaboratif, et la récolte des documents occasionnelle et périodique. Les documents et les données sont directement saisis dans la base par les entités juridiques, les unités et les départements, pour vérification et consolidation par la Direction Juridique. Les automatismes alertent en cas de retard ou d’échéance proche, relancent les retardataires, vérifient que les dossiers sont complets et à jour. Les outils de supervision permettent de vérifier l’avancement global de la récupération des données, et les outils de Reporting apportent indicateurs et statistiques.

POINTS FORTS DE M-FILES

Parmi les solutions présentes sur le marché, M-Files pour le Juridique présente les qualités de simplicité et d’efficacité nécessaires à une adoption facile et rapide par les utilisateurs, et à une grande efficacité opérationnelle. Documents et Données sont indissociables pour une gestion efficace des affaires juridiques d’une organisation, et doivent par conséquent cohabiter harmonieusement au sein d’une même application pour une cohérence et un efficacité maximale.

  • Ouvert, M-Files se connecte dynamiquement avec les bases de données et applications (ERP, CRM, GRH, …), permettant ainsi de bénéficier d’un Système d’Information intégré sans créer de silo supplémentaire.
  • Flexible, M-Files se configure facilement, et permet donc de s’adapter rapidement aux besoins et aux évolutions de l’organisation et de son environnement.
  • Extensible, M-Files se déploie facilement, depuis quelques utilisateurs jusqu’à plusieurs milliers, depuis une architecture centrale jusqu’à une architecture répartie multi-site.
  • Simple, M-Files est totalement intégré à l’explorateur de fichiers de Windows, que les utilisateurs connaissent bien.
  • Efficace, M-Files élimine les questions et tracas inutiles, comme « où ranger mon document ? »; M-Files classe, protège et gère les documents en fonction de QUOI il s’agit, et non pas de ils se trouvent.
  • Versatile, M-Files permet aussi de gérer ce que vous voulez : clients, contacts, projets, produits, événements, employés, … ou bien se connecte dynamiquement à vos applications qui gèrent ces données.
  • Agile, M-Files se configure facilement et permet la mise en place d’un prototype en quelques heures, pour vous permettre de valider vos orientations sans prise de risques.

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Essayez M-Files pour juger par vous-même son étonnante simplicité et efficacité, grâce à la version d’évaluation gratuite que vous pouvez télécharger ici, et n’hésitez pas à nous contacter pour vous vous présenter M-Files pour le Juridique, pour vous assister durant votre évaluation et vous conseiller dans votre démarche projet.

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