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LA MOBILITÉ ?

MOBILITE

L’économie se globalise, les échanges commerciaux s’intensifient, les acteurs économiques sont chaque jour plus nombreux, plus dynamiques, plus mobiles. L’émergence de technologies de plus en plus mobiles est mise à profit par les organisations pour gagner en efficacité et apporter à leurs marchés des produits et services plus à la pointe de leurs attentes. Il est aujourd’hui vital pour une organisation d’être mobile, et de se doter d’outils capables d’y répondre. La gestion documentaire n’y échappe pas, car cette information cruciale pouvant représenter jusqu’à 75% de l’information possédée par une organisation doit – elle aussi – être mobile, fiable, disponible à chaque instant et en tous lieux pour tous les acteurs de l’organisation et ses partenaires.

Voici une déclinaison de fonctions de GED permettant de répondre aux problématiques de mobilité. Les captures d’écran ont été prises à partir du logiciel DMS M-Files.

Disponibilité hors ligne

Travailleur Nomade

Le travailleur nomade est aujourd’hui une réalité dans le monde économique. Le TGV permettant de faire un aller-retour en une journée pour une réunion ou un RDF client, les déplacements sont mis à profit et exploités dans le temps de travail. Pouvoir accéder à ses documents pour les consulter et les mettre à jour avant et après une réunion est un atout. Les technologies actuelles permettent aux utilisateurs de rendre leurs documents accessibles hors ligne afin de pouvoir les consulter, les modifier, puis mettre à jour le référentiel documentaire à leur retour.

WebAccess03

Portail Documentaire

L’accès à un portail documentaire permet également aux travailleurs nomades de consulter et mettre à jour les documents à distance, par exemple les commerciaux en itinérance lors de déplacements chez les clients. L’accès aux documents en ligne et leur téléchargement permet de disposer d’une information exacte et à jour avant chaque RDV. La connexion quotidienne permet également de mettre à jour les données et ainsi accélérer les process, par exemple de lancer les livraisons et facturations quotidiennement sans attendre le retour des tournées commerciales.

mobile

Appareils Mobiles

L’efficacité impose aux opérationnels d’être au plus près du terrain. Les commerciaux visitent les clients tandis que les équipes de maintenance inspectent les équipements de production. Cela impose de mettre à leur disposition un accès aisé aux documents quelles que soient les conditions, y compris des environnements agressifs pour les appareils (environnements industriels), ou un accès réseau dégradé ou inexistant (site offshore). Idéalement, la mobilité des solutions de gestion documentaire doit permettre l’accès aux documents depuis toutes sortes d’appareils, aussi bien les ordinateurs portables, que les tablettes et smartphones.

Disponibilité hors ligne

Accès Offshore

Dans certains contextes, l’accès aux documents doit être possible à des équipes travaillant en offshore, c’est à dire de manière complètement isolée, par exemple sur des chantiers ou bien en navigation. La plateforme documentaire doit permettre à une équipe de pouvoir utiliser et produire des documents de manière autonome, et pouvoir toutefois synchroniser la base locale de documents en mode asynchrone périodiquement ou occasionnellement.

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