Démystifier la GED

La GED est un domaine confus pour beaucoup. D’une part, chacun voit la GED selon ses propres besoins, son métier, ses expériences. D’autre part, la GED fait partie d’une vaste famille de concepts, produits et solutions qui s’intéressent aux documents : ECM, GEIDE, dématérialisation, numérisation, signature électronique, indexation, archivage, portails, thesaurus, … Enfin, des acteurs plus scrupuleux de leur chiffre d’affaire que de la satisfaction des clients n’hésitent pas à vendre sous le terme de GED des solutions qui certes « gèrent des documents », mais peuvent s’avérer complètement inadaptées ou insuffisants pour des besoins opérationnels. Certains clients imprudents font le choix d’une solution populaire, séduisante et peu onéreuse, mais finalement inadaptée ou très en deçà de l’état de l’art, et par conséquent peu efficace au quotidien et sans bénéfices significatifs.

Si de nombreuses entreprises sont convaincues des enjeux et bénéfices de la GED et cernent bien ses principes, beaucoup restent perplexes devant la pléthore et la disparité des offres, et butent lorsqu’il s’agit d’engager un budget et une démarche pour la mise en place d’une solution.

La problématique de la gestion électronique de documents n’est pas plus complexe que la gestion électronique des données, mais elle est moins ancrée dans la culture des entreprises, jusque dans les Directions Informatiques.

Un projet de mise en place d’une solution de gestion documentaire devrait être abordé exactement comme un projet classique de mise en place d’une application de gestion, tel qu’un ERP ou un CRM. Le chapitre « Comment mettre en place une solution de GED » récapitule les principales étapes d’un tel projet et les questions fréquemment soulevées.