Processus métiers et workflows
Workflows et traitement automatisés
Pour en finir avec les retards causés par le manque d’organisation ou de collaboration entre les services/équipes, et accélérer les circuits de décision, il est nécessaire de mettre en place des processus automatisés ou workflows. Le workflow permet la dématérialisation, l’automatisation et l’accélération des processus documentaires habituels au sein de l’entreprise, qu’il s’agisse de la gestion d’une commande, d’un lancement de production, d’une mise en paiement ou de la validation d’un document.
Le workflow est d’autant plus intéressant qu’il sécurise le cycle documentaire. En effet, chaque utilisateur ne peut réaliser que la tâche qui lui a été attribuée et ne peut intervenir avant ou après. L’administrateur, lui, peut suivre l’avancée des étapes, mais un utilisateur n’ayant aucun rôle dans le workflow ne peut intervenir. Grâce à un moteur de workflow, la solution de gestion documentaire offre même la possibilité pour les utilisateurs d’échanger dans une zone de discussion spécifique et ainsi de commenter l’évolution des étapes. Chaque workflow est évidemment personnalisable de A à Z (circuit, nombre d’acteurs, rôles, délai, etc…) afin de s’adapter aux habitudes de travail de l’organisation.
Avec ce premier niveau d’automatisation, les organisations peuvent en finir avec leurs innombrables tâches répétitives, telles que la saisie de données, mais aussi et surtout avec les échanges de documents par mail. En automatisant le processus de validation d’un document par exemple ou la signature d’un bon de commande, l’organisation gagne en productivité, accélère ses projets et renforce la collaboration avec ses partenaires et fournisseurs. Cette collaboration avec des parties externes peut, en effet, s’avérer complexe et retarder certaines opérations. Surtout quand des documents sont constamment modifiés, avant d’être approuvés. Avec un moteur de workflow intégré à la solution de gestion documentaire, tout est centralisé et les différentes étapes sont intégrées dans un processus global.
Un accélérateur de projet
L’autre avantage du moteur de workflow réside dans le fait qu’il constitue un système de communication fiable. Toutes les parties prenantes savent en permanence où en est le document dans le workflow prédéfini. Sans compter qu’il est possible d’ajouter une date butoir à chaque étape du processus qui permettra à chaque interlocuteur ou service concerné d’être automatiquement relancé s’il tarde à effectuer la tâche qui lui est attribuée.
Une vue d'ensemble sur les opérations
Enfin, s’il est courant de retravailler un fichier plusieurs fois et de créer différentes versions, cela peut vite virer au chaos. L’utilisateur finit par ne plus savoir quelle est la dernière version à prendre en compte et ce sont souvent les anciennes versions qui sont finalement utilisées. La GED, couplée à un workflow, garantit que, grâce à un versioning intelligent, plus personne ne travaillera sur la mauvaise version d’un document.
Records management et gestion de la qualité
Le workflow est une fonctionnalité essentielle d’une solution de gestion documentaire pour le records management et le contrôle qualité. Il autorise également la séparation entre les copies de travail et les versions officielles “released”, tout en surveillant toutes les actions qui ont été effectuées sur le document. Certaines solutions de gestion documentaire donnent aux utilisateurs la possibilité d’accéder au workflow, afin d’examiner et d’approuver les documents et les tâches routées. Des fonctions d’approbation simples, sans valeur probante, qui peuvent être complétées si besoin par l’intégration d’un outil de signature électronique. Ce qui permet de garantir l’intégrité des documents et des données et de s’assurer que ceux-ci ne peuvent pas être copiés, modifiés ou corrompus.
Conception et design du workflow
Les solutions de gestion documentaire offrent généralement des outils de conception graphique dédiés à la création et à l’édition de workflows. L’administrateur peut dès lors configurer le processus de son choix, définir les destinataires et leurs tâches, paramétrer des dates butoires, et avoir un aperçu visuel du processus créé afin de pouvoir le modifier à sa guise. Et ce, tout en ayant, une fois le workflow initié, un aperçu des étapes en cours et en étant averti du respect ou du dépassement des délais.
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